O que é gestão de projetos: entenda a importância, veja 5 passos de como fazer e as tendências para 2025

Última atualização em 16/04/2025

Gerir um projeto é como conduzir uma orquestra, harmonizando talentos, recursos e prazos para criar uma sinfonia de sucesso. No entanto, essa tarefa pode ser complexa e exigir um domínio de diversas habilidades.

Isso porque, desafios como prazos apertados, escopo indefinido e mudanças imprevistas podem surgir a qualquer momento. É aí que a expertise em gestão de projetos se mostra de extrema importância, proporcionando a estrutura e as ferramentas para enfrentar esses desafios de frente.

Quer saber sobre os principais conceitos da gestão de projetos, seus benefícios e como executá-la na prática? Então, siga a leitura!

Neste post você vai ver:

• O que é um projeto
• O que é gestão de projetos
• Benefícios da gestão de projetos
• Principais metodologias para aplicar na gestão de projetos
• O que é e o que faz um gerente de projetos
• Ciclo de vida do projeto
• Áreas de conhecimento da gestão de projetos
• Como fazer gestão de projetos

O que é um projeto?

Para entender melhor o que é a gestão de projetos, antes precisamos compreender o que de fato é um projeto.

De acordo com a sexta edição do Guia PMBOK, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Isso significa que ele tem começo, meio e fim, ou seja, é possível atribuir a todo projeto uma data de início e uma data de término.

Uma das principais características de um projeto é que ele é único, pois ele não pode ser repetido continuamente. Isso porque cada projeto possui especificidades técnicas e disponibilidade de recursos diferentes.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Isso inclui algumas ações, como:

• Elaboração e detalhamento do escopo;
• Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
• Montagem do cronograma e registro dos custos;
• Monitoramento dos riscos associados ao projeto.

Essas ações visam entregar um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes do projeto. Também asseguram que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, sem falhas ou desvios — ou com o menor número possível deles.

Ela também possibilita que cada decisão seja embasada em estratégias e técnicas eficientes. Portanto, a gestão de projetos existe para que o projeto seja executado e concluído com sucesso.

Leia também o post sobre Diagrama de Ishikawa

Tendências de Gestão de Projetos para 2025

1. Inteligência Artificial e Automação

A inteligência artificial (IA) está revolucionando a gestão de projetos ao automatizar tarefas rotineiras, prever riscos e otimizar a tomada de decisões. Ferramentas baseadas em IA conseguem analisar grandes volumes de dados em tempo real, identificar padrões e sugerir ações preventivas, o que reduz significativamente a incidência de problemas inesperados.

Além disso, assistentes virtuais e bots já são capazes de gerenciar cronogramas, monitorar o progresso das tarefas e até analisar o clima organizacional por meio de análise de sentimento, antecipando possíveis desafios de engajamento da equipe.

Com a automação, os gestores podem se concentrar em atividades estratégicas, enquanto a IA cuida da execução operacional, tornando os projetos mais ágeis e eficientes

2. Gestão Híbrida de Projetos

A gestão híbrida de projetos combina práticas de metodologias tradicionais, como o modelo Waterfall ou de cascata, com abordagens ágeis, como Scrum e Kanban. Essa integração permite que as equipes aproveitem o planejamento detalhado e a documentação robusta dos métodos clássicos, ao mesmo tempo em que se beneficiam da flexibilidade e adaptabilidade das metodologias ágeis.

A metodologia híbrida é indicada para projetos complexos, que exigem tanto previsibilidade quanto capacidade de resposta rápida a mudanças. Ele facilita a personalização dos processos conforme as necessidades do projeto, promove a colaboração entre equipes multidisciplinares e aumenta a qualidade das entregas por meio de ciclos curtos de desenvolvimento e revisões constantes

3. Alinhamento Estratégico

O alinhamento estratégico garante que todos os projetos estejam diretamente conectados aos objetivos de longo prazo da organização. Isso significa que cada iniciativa é avaliada não apenas pelo seu resultado imediato, mas pelo impacto que gera no sucesso global da empresa.

O alinhamento estratégico permite priorizar recursos para projetos de maior valor, evita desperdício em iniciativas desalinhadas e facilita a comunicação do propósito dos projetos para toda a equipe. Além disso, torna a organização mais ágil para adaptar seus projetos diante de mudanças no ambiente interno ou externo, mantendo a competitividade e relevância no mercado

4. Sustentabilidade e Alinhamento com ODS

A integração dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) à gestão de projetos reflete uma preocupação crescente com o impacto socioambiental das iniciativas organizacionais. Projetos alinhados aos ODS contribuem para a reputação positiva da empresa, fortalecem relações com stakeholders e geram valor compartilhado para toda a cadeia de valor.

O desafio está em materializar ações concretas de sustentabilidade, indo além do discurso e integrando práticas responsáveis ao planejamento, execução e monitoramento dos projetos. 

5. Evolução do Papel do PMO

O Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) está assumindo um papel cada vez mais estratégico nas organizações. Mais do que padronizar processos e garantir a conformidade, o PMO atua como elo entre a estratégia e a execução, alinhando projetos aos objetivos corporativos e otimizando o uso de recursos.

Ele também contribui para a priorização de iniciativas, monitora indicadores de desempenho e promove ajustes rápidos quando necessário. Além de fortalecer a gestão de riscos, antecipando problemas e desenvolvendo planos de mitigação, o que aumenta a taxa de sucesso dos projetos e a confiança das partes interessadas nos processos organizacionais

Benefícios da gestão de projetos

A gestão de projetos é capaz de trazer inúmeros benefícios para uma organização. Um deles é a redução de custos, pois através do gerenciamento de custos é possível monitorar as despesas e ter um orçamento mais equilibrado e assertivo.

Outro benefício da gestão de projetos é a redução de riscos. Quando você dota as práticas da gestão de projetos, possui um maior controle sobre os riscos. Afinal, você terá mapeado as principais ameaças ao projeto e saberá o que fazer para minimizar esses impactos.

Outros benefícios da gestão de projetos são:

Confira também o post sobre a metodologia OPM3

Principais metodologias para aplicar na gestão de projetos

Na gestão de projetos, existem as metodologias ágeis e as metodologias clássicas. Vamos explicar um pouco de cada uma delas a seguir:

Metodologias clássicas

As metodologias clássicas de gestão de projetos são aquelas que trabalham com o ciclo de vida preditivo. Isso significa que elas buscam antecipar o trabalho do projeto, fazendo um planejamento detalhado das atividades.

Essas metodologias são mais indicadas para projetos em que se conhece bem o escopo do projeto e o escopo do produto. Ou seja, sabe-se o que fazer e como fazer.  Portanto, a restrição primária da gestão de projetos tradicional é o escopo.

Metodologias ágeis

As metodologias ágeis são aquelas que trabalham com o ciclo de vida adaptativo. Isso porque o escopo é detalhado progressivamente, à medida que são obtidas mais informações sobre o projeto.

Sendo assim, as metodologias ágeis são mais indicadas quando o projeto está inserido em um ambiente que muda com frequência. Portanto, a restrição primária da gestão de projetos ágil é o tempo.

Confira também o post sobre planejamento de projetos

O que faz um gestor de projetos?

O gerente de projetos é o profissional que planeja e coordena a execução dos projetos de uma empresa. Ele assume um papel estratégico à medida que é responsável por conduzir o trabalho de forma integrada.

Em outras palavras, podemos dizer que o gerente de projetos é conhecedor de todos os elos do projeto e, por esse motivo, consegue tomar boas decisões.

De acordo com o PMI (Project Management Institute), os gerentes de projetos são agentes de mudanças que precisam inspirar um sentimento de propósito nas pessoas.

São funções do gerente de projetos:

Depois de entender o papel do gerente de projetos, vamos passar os próximos tópicos e explicar de forma resumida os conceitos básicos da gestão de projetos, como: ciclo de vida, tipos de processos e muito mais. Continue a leitura!

Ciclo de vida de um projeto

O ciclo de vida do projeto é o conjunto de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término. Existem basicamente dois tipos de ciclo de vida de projeto. Confira eles a seguir:

1. Ciclo de vida preditivo

Também conhecido como ciclo de vida predeterminado, neste tipo de ciclo o escopo do projeto é totalmente detalhado desde o início. Portanto, as mudanças no projeto só poderão acontecer mediante uma solicitação formal.

Esse tipo de ciclo normalmente é utilizado quando existe um bom entendimento sobre o escopo do projeto. Exemplo: projeto de fabricação de um carro.

2. Ciclo de vida adaptativo

Projetos com o ciclo de vida adaptativo não possuem escopo muito bem definido: o escopo vai sendo detalhado à medida que se obtém mais informações sobre o projeto. São acordados ciclos menores de trabalho e, portanto, há mais flexibilidade para as mudanças.

Neste tipo de ciclo de vida, cada iteração (conjunto de atividades) gera um incremento que acrescenta uma funcionalidade ao produto. Dessa forma, o escopo do projeto é detalhado de forma mais superficial, proporcionando uma visão panorâmica do projeto, que vai sendo aprofundada a cada iteração.

Áreas de conhecimento da gestão de projetos

As áreas de conhecimento da gestão de projetos são campos de especialização que trazem um conjunto de processos, práticas e ferramentas relacionados à área que está sendo tratada. Conheça cada uma delas a seguir:

1. Gerenciamento da integração

O gerenciamento da integração do projeto é a área de conhecimento que coordena todas as práticas de gestão de projetos. Ela é responsável por fazer com que toda a engrenagem funcione perfeitamente, encaixando todas as peças necessárias para realizar o trabalho.

Em outras palavras, o gerenciamento da integração busca garantir a conexão e a integridade das informações detalhadas em todos os planos do projeto.

2. Gerenciamento do escopo

O gerenciamento do escopo do projeto é a área que estabelece o trabalho necessário para concluir um projeto com sucesso.

São processos do gerenciamento do escopo:

• Planejar o gerenciamento do escopo;
• Coletar os requisitos;
• Definir o escopo;
• Criar uma Estrutura analítica de projetos- EAP;
• Validar o escopo;
• Controlar o escopo.

3. Gerenciamento do cronograma

O gerenciamento do cronograma organiza o trabalho necessário para entregar o escopo do projeto em um cronograma. Isso irá permitir controlar o tempo, as atividades e os recursos do projeto.

4. Gerenciamento dos custos

O gerenciamento de custos do projeto tem por objetivo estabelecer um orçamento para o projeto e garantir que ele não seja ultrapassado.

5. Gerenciamento da qualidade

O gerenciamento da qualidade do projeto busca garantir que o projeto seja concluído com a qualidade necessária para atender às expectativas e necessidades do cliente. A qualidade, por sua vez, é a medida de quanto um projeto atende aos requisitos especificados no escopo.

6. Gerenciamento dos recursos

O gerenciamento dos recursos do projeto garante que o gerente de projetos e sua equipe terão à disposição os recursos necessários, no lugar e no momento certo.

Existem dois tipos de recursos:

• Recursos de equipe (pessoas);
• Recursos físicos (materiais, suprimentos, instalações e equipamentos).

7. Gerenciamento das comunicações

O gerenciamento das comunicações do projeto promove a troca eficiente de informações, certificando-se de que os stakeholders estejam sendo comunicados sobre todas as ações e decisões importantes tomadas no projeto.

8. Gerenciamento dos riscos

O gerenciamento dos riscos do projeto trata da gestão das incertezas do projeto. O objetivo dessa área é evitar as ameaças e potencializar as oportunidades que forem surgindo.

9. Gerenciamento das aquisições

O gerenciamento das aquisições do projeto auxilia na tomada de decisão de compra e trata do relacionamento com os fornecedores. Portanto, estabelece uma série de normas para comprar produtos e contratar serviços externos à equipe do projeto.

10. Gerenciamento dos stakeholders

O gerenciamento das partes interessadas busca identificar todas as pessoas e entidades que podem afetar o projeto ou serem afetadas por ele. Nessa área são analisadas as expectativas dos stakeholders do projeto e desenvolvidas estratégias de engajamento.

Como fazer uma gestão de projetos em 5 passos

1. Escolha uma metodologia de gestão de projetos

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de projetos é escolher uma metodologia que se encaixe bem no seu projeto.

Para isso, observe as características de cada metodologia e veja se a sua aplicação está de acordo com as suas necessidades e expectativas.

2. Monitore os indicadores do projeto constantemente

Outro ponto essencial na gestão de projetos é ficar de olho nos números. Após fazer o planejamento utilizando a metodologia mais adequada, não se esqueça de estabelecer os indicadores certos.

É esse exercício de controle do projeto que fará você perceber quando há desvios e, consequentemente, agir sobre esses desvios com agilidade.

Alguns dos indicadores que você precisa monitorar são:

• Valor agregado;
• Índice de Desempenho de Prazo (IDP);
• Índice de Desempenho de Custo (IDC).

3. Faça revisões no planejamento quando necessário

Não adianta passar dias planejando um projeto se esse planejamento ficar guardado na gaveta. Toda essa documentação deve ser utilizada como referência durante todo o ciclo de vida do projeto.

É preciso analisar e comparar constantemente aquilo que foi planejado e aquilo que está sendo efetivamente realizado. Dessa forma, você saberá quando é necessário mudar o planejamento para atender a questões específicas do projeto.

4. Invista em profissionais qualificados

O sucesso de um projeto está diretamente ligado ao nível de competência dos membros da equipe do projeto. Por isso, invista nas pessoas que estão conduzindo a sua iniciativa.

Uma boa forma de fazer isso é promover cursos, palestras e capacitações em um ambiente virtual de educação corporativa.

5. Utilize um software de gestão de projetos

A tecnologia também pode ser uma boa aliada na gestão de projetos. Hoje em dia, já existem softwares que ajudam na centralização de todas as informações necessárias à gestão, criando um ambiente de integração entre as pessoas e os projetos dos quais elas participam.

Recomendamos também o post sobre análise de viabilidade

3 Ferramentas para fazer o gerenciamento de projetos

Canvas de Projetos

O Canvas de Projetos é uma ferramenta visual e estratégica que permite mapear os principais elementos de um projeto de forma simplificada e integrada, sendo composto por blocos que abordam aspectos como objetivos, partes interessadas, atividades, recursos, prazos, custos e métricas de sucesso.

A principal vantagem dessa ferramenta é a capacidade de oferecer uma visão clara e concisa do projeto, facilitando o alinhamento da equipe e a comunicação entre os envolvidos. Além disso, por ser dinâmico e de fácil atualização, o Canvas é ideal para projetos que requerem flexibilidade e adaptação contínua, além de ser uma excelente ferramenta para o planejamento inicial e o acompanhamento do progresso ao longo do ciclo de vida do projeto.

Metodologia Scrum

O Scrum é uma metodologia ágil utilizada no gerenciamento de projetos, em ambientes que demandam flexibilidade e adaptação rápida a mudanças, como projetos complexos e dinâmicos, onde a capacidade de adaptação e a entrega rápida de resultados são críticas. Ele se baseia em ciclos curtos de trabalho chamados sprints, que geralmente duram de uma a quatro semanas, durante os quais a equipe foca na entrega de partes funcionais do projeto.

O Scrum promove a colaboração intensa entre os membros da equipe, com papéis definidos como Product Owner, Scrum Master e Development Team, além de cerimônias como Daily Stand-ups, Sprint Planning e Sprint Review.

Essa abordagem permite uma gestão iterativa e incremental, onde o feedback constante e a priorização das entregas de maior valor garantem que o projeto evolua de forma alinhada às necessidades do cliente.

Diagrama de Gantt

 O Diagrama de Gantt é uma ferramenta clássica de gestão de projetos que permite visualizar o cronograma de um projeto de forma gráfica e intuitiva. Ele utiliza barras horizontais para representar as tarefas, suas durações, dependências e o progresso ao longo do tempo, o que facilita o planejamento, a alocação de recursos e o acompanhamento do andamento do projeto, ajudando a identificar possíveis atrasos ou conflitos de agenda.

O Diagrama é indicado para projetos com prazos bem definidos e múltiplas tarefas interconectadas, onde a gestão do tempo e a coordenação entre equipes são essenciais. Sua simplicidade e clareza o tornam uma ferramenta valiosa tanto para metodologias tradicionais quanto para abordagens híbridas de gerenciamento de projetos.

Confira também o nosso post completo com outras ferramentas de gestão de projetos e aprenda a escolher a melhor ferramenta para a sua organização.

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