Última atualização em 20/11/2023
O desenvolvimento das tecnologias digitais e a necessidade de profissionais cada vez mais especializados têm tornado mais comum que as empresas tenham projetos com equipes distribuídas geograficamente. O trabalho remoto não é apenas mais uma opção, e sim uma necessidade em muitas organizações.
Hoje, não é mais necessário que todos os integrantes da equipe estejam no mesmo lugar para realizar um projeto. É possível que um especialista de São Paulo coopere junto com pessoas de Santa Catarina, Bahia, Goiás, Japão, Estados Unidos, e assim por diante.
Mas, assim como é necessário saber técnicas e boas práticas para gerenciar um time de projetos à distância, também é preciso contar com as ferramentas certas para organizar o trabalho.
Se você está enfrentando dificuldades ao gerenciar projetos com equipes distribuídas e está em busca de ferramentas que tornem o trabalho mais organizado e produtivo, encontrou o post certo. Continue a leitura e confira nossas sugestões para apoiar sua gestão de projetos home office!
Ferramentas para apoiar na gestão de projetos home office
Enquanto no escritório presencial há salas de reunião, a possibilidade de chamar os colegas de trabalho para conversar com apenas um aceno, e um contato muito mais direto com os líderes, o home office apresenta algumas peculiaridades, que exigem o uso de recursos diferentes dos utilizados no modelo tradicional de trabalho.
Segundo o Guia PMBOK, os principais desafios de administrar equipes virtuais envolvem a área de comunicação, as dificuldades para monitorar o progresso e a produtividade e as lacunas no compartilhamento de conhecimento e experiências. Isso significa que o gerente de projetos precisa encontrar maneiras alternativas de materializar essas atividades. Saiba como:
Ferramentas de gestão de projetos
As ferramentas específicas de gestão de projetos têm a vantagem de unir em um só lugar várias funcionalidades interessantes para este fim.
1. Artia
Nossa primeira sugestão é o Artia, uma ferramenta de gestão de projetos que possibilita o acompanhamento do progresso das atividades, o compartilhamento dos arquivos e o gerenciamento da disponibilidade da equipe. Como ele conta com um Kanban de atividades, o gerente de projetos pode visualizar, em apenas uma tela, o que cada integrante da equipe está fazendo, e perceber se as entregas estão sendo realizadas conforme o planejado.
Além disso, o Artia também é uma ótima opção para o home office pelo recurso de apontamento de horas, no qual cada envolvido no projeto relata quanto tempo passou em cada atividade ao longo do dia.
Assim, o gestor consegue saber quanto foi dedicado à cada projeto (caso os profissionais participem de mais de um) e se a produtividade da equipe no ritmo certo, e os participantes do projeto conseguem visualizar para onde está indo o seu tempo. Se estiver difícil se concentrar, os envolvidos no projeto também têm à disposição o recurso do Pomodoro, que é uma técnica que consiste em manter o foco por 25 minutos e descansar 5, e tem comprovação científica de ajudar no foco e na produtividade.
Ferramentas de comunicação
Como já comentamos, uma das dificuldades que o home office pode causar envolve a comunicação entre os envolvidos no projeto. A distância física pode trazer uma sensação de isolamento que cria barreiras em volta das pessoas e impede que elas se conectem e colaborem umas com as outras.
Em alguns casos, essa falta de contato pode levar ao retrabalho, quando mais de uma pessoa trabalha em uma mesma atividade sem saber, ou quando há falta de instruções para começar a realizar uma tarefa e o resultado fica diferente do esperado.
Por tudo isso, é necessário contar com ferramentas de comunicação que simulem o ambiente real e façam que os envolvidos sintam-se à vontade para conversar e trocar ideias sobre o projeto.
2. Performahome
O PerformaHome é uma plataforma que conta com diversas ferramentas para conduzir projetos em home office (inclusive o Artia, que mencionamos no tópico anterior). Uma delas é facilitar a interação entre times por meio de salas de videoconferência, que são como canais em que os participantes podem ser conectar e conversar livremente.
Sabe quando passamos pelos corredores pela empresa e vemos as pessoas trabalhando em suas salas ou reunidas discutindo algum assunto importante? É possível reproduzir esse ambiente de forma virtual nas salas do PerformaHome, já que em cada sala é possível visualizar cada pessoa que está dentro.
Além de ser uma ótima opção para realizar reuniões remotas para tratar de algum assunto específico, também podemos criar salas de trabalho para cada uma das equipes e, desta forma, o time pode estar na sala destinada a sua equipe durante todo o período de trabalho.
Além de estarem na sala virtual, é interessante que a equipe do projeto mantenha a webcam ligada, simulando o ambiente do escritório presencial onde todos podem se ver e interagir facilmente. Assim, diminuem-se as barreiras e a comunicação ocorre de maneira mais natural e espontânea.
Experimente essa e outras ferramentas do PerformaHome gratuitamente no banner abaixo!
3. Microsoft Teams
Outra opção para manter a comunicação em dia no home office é o aplicativo Microsoft Teams, que tem boas versões para web e mobile. Para os usuários do office 365, ele está incluído no pacote de serviços, e para os não usuários, ele tem uma versão gratuita com algumas funcionalidades reduzidas.
A vantagem do Teams é que ele não só possibilita trocas de mensagens, chamadas de vídeo e de áudio, mas também possui uma seção de arquivos dentro da própria organização, que pode ser acessada facilmente durante as reuniões remotas e conversas. Dessa forma, a equipe do projeto tem uma central de documentos e arquivos importantes e garante que eles não se percam em meio a trocas de e-mails ou mesmo de mensagens dentro da ferramenta.
Outras funcionalidades interessantes são as “anotações da reunião” e o “quadro de comunicações”. As anotações da reunião funcionam como um bloco de notas colaborativo, que pode ser utilizado durante as reuniões para registrar as pautas discutidas e os acordos estabelecidos; e o quadro de comunicações permite que sejam feitos desenhos livres, como uma forma alternativa de ilustrar ideias.
4. Google Agenda
Mesmo em home office, é preciso entender que as pessoas não estão 100% disponíveis o tempo todo — elas ainda têm suas rotinas para cumprir e precisam de concentração para executar suas tarefas.
Por isso, marcar reuniões e conversas individuais na agenda deve continuar sendo uma prática comum. Sugerimos que você utilize uma ferramenta como o Google Agenda para organizar as atividades ao longo do dia e conseguir visualizar se a jornada de trabalho está sendo muito consumida por reuniões excessivas.
Com ele, é possível enviar os convites de compromissos diretamente para os e-mails dos envolvidos e sincronizar as agendas de todo o time para verificar a disponibilidade de cada participante antes de marcar o horário dos encontros.
Essas foram algumas das nossas sugestões de ferramentas para apoiar a gestão de projetos em home office. Você tem alguma outra ferramenta que considera essencial na condução de seus projetos? Conte para nós nos comentários!
Se quiser aprender mais sobre este assunto, indicamos que assista ao webinar completo sobre Métodos e ferramentas para gerenciar projetos em Home Office. Esperamos você lá!
Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
