Última atualização em 23/07/2024
O home office pode parecer um obstáculo para a execução das atividades de muitas organizações. A adequação para este modelo de trabalho pegou muitas organizações de surpresa, mas a verdade é que ele pode trazer diversos benefícios se bem implantado — inclusive ser um ambiente propício à transformação de processos.
Porém, para manter o controle dessa iniciativa estando com as equipes distribuídas é necessário contar com ferramentas que simulem o ambiente real, conectando e aproximando os envolvidos mesmo que à distância. Se você está tendo dificuldades para encontrar as ferramentas certas para transformar seus processos em home office, continue a leitura e confira nossas sugestões testadas e aprovadas!
Vamos começar com as ferramentas de comunicação.
Comunicação rápida
No dia a dia da empresa, surgem dúvidas e problemas que exigem a interação rápida entre os membros da equipe para serem resolvidos. Na transformação de processos, isso não seria diferente, afinal, para dar certo esse processo depende de um bom alinhamento entre todos envolvidos.
Por isso, muitas vezes mandar um e-mail pode não ser a melhor opção.
1. Skype
O Skype é o aplicativo de mensagens e chamadas de voz e vídeo da Microsoft. Com ele, é possível trocar mensagens individuais e em grupo, compartilhar arquivos como fotos, vídeos, documentos e links, centralizando os contatos da empresa em um só lugar. É uma alternativa ao WhatsApp, por exemplo, separando um ambiente apenas para interações relacionadas ao trabalho.
Em home office, onde os limites da vida social e do trabalho ficam um pouco menos claros, é importante contar com uma ferramenta que separe os dois mundos e ajude o profissional a evitar distrações.
2. Slack
Outra ferramenta que permite interações rápidas é o Slack, um aplicativo web com versões gratuitas e pagas. O diferencial do Slack é a possibilidade de criar vários canais para diferentes equipes, assuntos e necessidades de comunicação, além das conversas individuais. Assim, as equipes de transformação de processos podem organizar melhor os assuntos e envolver as pessoas certas sem perder o controle.
Além disso, o Slack tem integração com várias outras ferramentas, como serviços de armazenamento na nuvem (Google Drive, Dropbox), calendários (Outlook e Google Agenda) e e-mails, facilitando a rotina e permitindo que todas as informações importantes se mantenham no mesmo lugar, sem que os profissionais tenham que sair da ferramenta.
Leia também o post sobre Mapeamento de processos
Reuniões remotas
3. Microsoft Teams
Pensar em home office e não pensar em reuniões remotas é praticamente impossível — o contato olho no olho é essencial para manter a equipe conectada e eliminar as barreiras criadas pela distância. Nesse contexto, videoconferências são um recurso imprescindível para as reuniões de transformação de processos.
Por isso, uma de nossas sugestões é a plataforma Microsoft Teams, que permite reuniões à distância com vários recursos importantes, como a gravação da reunião, o compartilhamento de telas e a colaboração em apresentações em PowerPoint, documentos do Word, entre outros, de dentro da plataforma.
Dessa maneira, todos os envolvidos na reunião podem participar da produção de registros e de planos de ação, evitando o trabalho de registrar o que foi discutido posteriormente.
4. Performa home
O performa home é uma plataforma gratuita que une várias ferramentas para facilitar o trabalho em home office, desde gestão de atividades, vendas e treinamentos online até as interações da equipe. Com esta ferramenta, é possível criar equipes e distribuí-las em salas virtuais, permitindo que os profissionais circulem entre elas e possam permanecer conectados à equipe até mesmo quando não estiverem em reunião.
Na transformação de processos, isso é especialmente importante pois garante o engajamento entre os times e incentiva que eles continuem interagindo, mesmo que cada um esteja em sua casa. Afinal, sem interação e engajamento, fica difícil estudar os processos atuais e, ainda mais, pensar em maneiras de melhorá-los tendo uma visão do todo.
Colaboração em arquivos e documentos
Aqui na Euax, consideramos que a transformação de processos deve ser feita de maneira colaborativa, já que os processos não são estáticos e naturalmente envolvem diferentes profissionais e equipes.
Também acreditamos que a melhor maneira de entender como estão os processos atuais da empresa, identificar os pontos de melhoria e então propor mudanças para solucioná-los é utilizando técnicas de Design Thinking, que é um conjunto de práticas que utiliza recursos visuais para resolver problemas.
Pensando nisso, separamos algumas ferramentas que podem facilitar as sessões de transformação de processos aí na sua empresa, levando em conta as técnicas do Design Thinking e a abordagem colaborativa.
5. Sharepoint
Para os usuários do Office 365, há uma ferramenta que possibilita o compartilhamento e a colaboração em arquivos online, sejam eles documentos, planilhas, apresentações etc. Ele cria uma espécie de repositório online que os usuários cadastrados podem acessar e editar ao mesmo tempo, de maneira sincronizada.
Assim, você pode compartilhar os desenhos dos processos entre os envolvidos e todos podem contribuir com a sua visão, possibilitando um resultado mais abrangente e fiel à realidade.
6. Mural.co
O mural.co é uma ferramenta que simula a técnica do Brown Paper, que estamos acostumados a utilizar em nossas sessões de transformação de processos. Nela, é possível criar grandes quadros em branco e adicionar post-its coloridos, tudo de maneira online e compartilhada. Inclusive, vale destacar que a plataforma indica qual participante adicionou qual post-it, facilitando a comunicação durante as sessões.
Como comentamos antes, acreditamos que as técnicas de Design Thinking são bastante pertinentes em transformações de processos. Utilizamos canvas (templates) e post-its para facilitar as reuniões e torná-las mais dinâmicas — então, o uso de ferramentas visuais como o mural.co ajuda bastante quando as equipes estão em lugares diferentes.
7. Visio
Você provavelmente já sabe que o Bizagi é a ferramenta mais utilizada quando o assunto é gestão de processos. Por isso, resolvemos falar sobre o Visio, que é uma alternativa um pouco mais flexível e não tão conhecida.
O Visio é uma aplicação da Microsoft que permite a criação de diversos documentos, desde brainstormings até organogramas e fluxos de processo com a notação BPMN. Ele oferece formas prontas para agilizar a construção desses documentos, incluindo setas, caixas e outros símbolos padronizados.
A vantagem é que ele, assim como as outras ferramentas que citamos aqui, também aceita mais de uma pessoa trabalhando no mesmo arquivo, o que é fundamental quando a equipe está trabalhando em home office.
Além do home office, esses tipos de recursos também são úteis para equipes distribuídas geograficamente em diferentes unidades da mesma empresa, evitando deslocamentos desnecessários para realizar atividades que funcionam virtualmente tão bem quanto de maneira presencial.
Esperamos ter te ajudado com essas sugestões de ferramentas para transformação de processos. Se quiser aprender mais sobre como aproveitar o período de quarentena para melhorar seus processos, não deixe de conferir nosso webinar completo sobre o tema!
Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
