Última atualização em 23/07/2024
Correr é a ação que resume a vida adulta contemporânea, nos 4 cantos do mundo. Conseguir cumprir as tarefas do trabalho, estudos, família, amigos e ainda ter tempo para você é certamente um desafio. Para isso, já ouviu falar no método GTD®?
Quer conhecer o método GTD e como ele pode ajudar você na sua vida prática? Acompanhe o post!
O que é GTD?
Getting Things Done (GTD) — em tradução livre, “deixando as coisas feitas” — é um método de produtividade criado por David Allen, autor americano que conquistou o reconhecimento de milhares de pessoas pela comprovada eficácia de sua técnica.
O segredo do método passa pela visão de que as pessoas podem ser mais produtivas em relação às suas capacidades. O objetivo principal é fazer com que os usuários coloquem em prática uma estratégia para concluírem suas tarefas.
A essência do método pode ser definida a partir deste esquema:
- Pegue todas as pendências que possui, tanto no âmbito pessoal, profissional e familiar, e coloque-os em uma caixa de entrada de algum sistema de confiança;
- Analise individualmente todas as pendências. Se você chegar à conclusão de que alguma leva menos de 2 minutos para ser solucionada, então faça-a imediatamente. As que não se enquadrarem neste tempo, organize em listas separadas e especifique em qual contexto você realizará cada uma;
- Verifique em qual contexto atual você se encontra e realize as tarefas que correspondem a este momento. Conclua uma, então passe para a próxima (sempre uma após a outra);
- Sempre que novas pendências forem surgindo, coloque-as na Caixa de entrada;
- Na conclusão da semana, revise-a e separe as tarefas novamente. Também faça uma revisão nas listas.
Em suma, o método GTD é um ciclo contínuo que consiste em coletar, processar, dividir, realizar e rever. David Allen divide o GTD em 7 listas, que você conhecerá a seguir.
As 7 listas do GTD
1. Projetos
Toda e qualquer pendência que possua mais de uma ação são chamadas de projetos. Exemplo: Comprar pão é uma ação. No entanto, fazer um bolo em casa é um projeto que requer várias ações. É preciso definir suas atividades em projetos para prosseguir.
2. Caixa de entrada
As tarefas já existentes — e as que surgem ao longo do caminho e que necessitam de um tempo maior que 2 minutos — devem ser colocadas em uma Caixa de entrada. Depois de colocadas nela, as pendências são divididas em listas.
3. Próximas ações
Nesta lista ficam todos os projetos que não demandam urgência ou que não possuem prazos preestabelecidos. Mas é sempre importante frisar que todas as ações e projetos precisam estar identificados com seus contextos.
4. Lista de algum dia / talvez
Em meio a tantas pendências, existem aquelas que você não tem o mínimo de pressa para executar, ou sequer tem a certeza de que virá a realizar. Então, todas essas ações são colocadas na lista Algum dia / talvez. Você pode gerenciá-las por meio de uma ferramenta simples de textos.
5. Agenda ou calendário
Na agenda ou calendário se encontram as ações com datas marcadas e que só podem ser feitas naquele determinado dia. Não confunda as ações desta lista com as da Próximas ações.
Um exemplo claro da diferença das duas pastas é que uma consulta ao médico tem dia específico para acontecer, enquanto a compra de um leite no supermercado pode ser feita em qualquer dia.
6. Lista de espera
Na Lista de espera ficam as ações que dependem ou foram delegadas a outras pessoas. Exemplo: Meu vizinho tem que devolver o meu CD.
Revise periodicamente para não correr o risco de esquecer as tarefas e perder o prazo em outros projetos.
7. Material de referências
É sempre interessante ter uma ferramenta física ou digital para guardar referências importantes. As referências não são necessariamente ações, mas, dependendo do material, podem ser o início de um novo e grande projeto.
Qual o diferencial deste método?
O grande diferencial do método GTD está em separar as tarefas em contextos e não exatamente em prioridades. Para ser mais claro, podemos ver os contextos como locais ou momentos em que ações possam ser realizadas.
Por exemplo: você tem uma pendência chamada comprar verdura, que pode ser resolvida na feira. Quando você estiver numa feira, poderá consultar as ações do contexto @feira e concluir todas as tarefas pertinentes a este contexto.
Ou quando estiver numa loja de peças de automóveis, poderá acessar a lista do contexto @carro e executar as ações correspondentes.
Por que a revisão semanal é garantia de produtividade?
Para os usuários do método GTD, a revisão semanal é indispensável. O idealizador, David Allen, acredita que, para um melhor funcionamento, a revisão deve ser realizada no final da sexta-feira. Assim, as pessoas podem se planejar e deixar tudo bem encaminhado para a segunda-feira, além de poderem aproveitar bem o final de semana.
A revisão se concentra em analisar individualmente todas as ações que forem entrando na Caixa de entrada. Tal como é feito no início do método, cada pendência deve ser separada em listas e contextos específicos.
Depois da definição dos Projetos e da análise da Caixa de entrada, você deve partir para revisar as outras 5 listas GTD: Próximas ações, Algum dia ou talvez, Agenda ou calendário, Lista de espera e Material de referências.
Mantendo essa rotina semanalmente, o usuário se habituará a estar com as tarefas em dia e com a Caixa de entrada sempre vazia.
Por que dividir os projetos em partes e focar as ações?
Os projetos consistem em algo que você não pode realizar de uma única vez. Para que eles sejam concluídos, devem ser separados em ações.
Por exemplo, o projeto bolo caseiro não pode ser realizado do nada. Você tem que separar isso em ações como: comprar os ingredientes no supermercado, fazer a massa, untar a forma, ligar o forno, esperar o momento certo etc.
Mas, para que tudo ocorra bem, você deve destrinchar o projeto e coordenar todas as ações separadamente, focando a ação atual, depois as que estiverem na sequência.
Se estiver com dúvidas na hora de dividir os projetos em ações, tente imaginar tudo de trás para frente: Qual a última coisa que preciso fazer para preparar uma lasanha? E a penúltima? E assim por diante.
O método GTD é essencial para as pessoas e profissionais que buscam praticidade e que não querem mais acumular atividades ou projetos diários. Ele é funcional para profissionais de qualquer área ou ramo do mercado de trabalho.
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GTD® é uma marca registrada da David Allen Company.
Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
