Última atualização em 16/07/2024
A busca pela alta performance faz parte do dia a dia das empresas que procuram se destacar no mercado. A cada momento, é preciso encontrar novos métodos que ajudem a alcançar a melhoria contínua e facilitem a resolução de problemas.
Entre os métodos mais popularizados está o ciclo PDCA. Embora seja um framework de mais de 70 anos, até hoje o ciclo PDCA é uma das principais ferramentas que ajudam a diagnosticar problemas e implantar soluções.
Com o uso do ciclo PDCA, é possível melhorar a qualidade dos processos e aumentar o valor agregado aos produtos ou serviços oferecidos ao cliente.
Quer saber como o ciclo PDCA pode trazer uma melhora contínua para a sua empresa e aumentar a performance? Siga com a leitura e descubra como!
O que é um ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é um método que serve para identificar e solucionar problemas em processos. Ele auxilia os gestores a realizarem uma análise dos processos de forma contínua, elevando o nível de qualidade e maturidade dos processos.
O intuito desse método é trazer precisão para o diagnóstico dos problemas, facilitando a criação de um plano de ação.
Por ser um método cíclico, o PDCA está diretamente ligado com o desenvolvimento da performance, pois a cada novo ciclo, busca-se elevar o padrão de qualidade dos processos. Ele é dividido em 4 fases: Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir).
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Entenda melhor cada uma delas no tópico a seguir!
Como usar o ciclo PDCA?
Plan (planejar)
Nesse passo você irá estudar com maior profundidade o problema encontrado, identificando suas causas e seus efeitos. Feito isso, você terá o elemento de partida necessário para começar a desenhar um plano de ação.
É importante destacar que essa primeira etapa é fundamental para o sucesso do ciclo PDCA. Sem um correto diagnóstico do problema, é possível que, ao fim do ciclo, os resultados sejam imprecisos e imaturos.
Por isso, considere seguir alguns pontos nessa primeira etapa:
- Identificar as causas do problema;
- Identificar os efeitos do problema;
- Analisar os processos com os quais ele está relacionado;
- Criar de um plano de ação.
Para cada um dos pontos a serem considerados, existem algumas ferramentas que podem te ajudar a alcançar mais precisão nos resultados.
As ferramentas mais associadas à identificação das causas e efeitos do problema são:
Se você já identificou onde está o problema e definiu o plano de ação, siga para as outras etapas do ciclo PDCA.
Do (fazer)
Nessa etapa, você irá mobilizar os recursos necessários para realizar o plano de ação.
É o momento da execução do plano elaborado anteriormente e, para isso, é preciso que você e a sua equipe estejam atentos a variáveis que podem surgir durante o andamento do plano.
Check (verificar)
Durante a execução do plano de ação, é preciso verificar quais são os impactos que esse novo método está criando sobre os processos. Para isso, estabeleça indicadores de desempenho que verifiquem se o atingimento das metas está ocorrendo conforme o tempo estipulado no plano de ação.
Avalie os resultados obtidos em comparação com os esperados e observe se há a necessidade de refazer o plano de ação ou o diagnóstico do problema.
Com isso, você estará pronto para iniciar a etapa seguinte.
Act (agir)
A partir da análise dos indicadores de desempenho, é preciso realizar um balanço sobre o que foi feito.
Se a ação foi bem-sucedida, ela será o novo padrão de trabalho, se não, o conhecimento sobre o que levou a ação ao fracasso ajudará a criar uma nova estratégia na próxima vez que rodar o ciclo PDCA.
É preciso analisar os dados buscando chegar à resposta das seguintes perguntas:
- Qual efeito essa mudança trouxe para o processo?
- Quais foram os impactos?
- O que podemos manter?
- O que devemos excluir?
Feito isso, é preciso colocar em prática a nova estratégia desenvolvida para a melhoria contínua dos processos. Desse modo, o ciclo PDCA ajudará a desenvolver novas práticas para o aumento da performance.
Benefícios do ciclo PDCA
Facilita a identificação e caracterização dos problemas
O estágio “Plan” (Planejar) do PDCA envolve a identificação clara dos objetivos desejados e a análise do estado atual dos processos. Isso facilita a identificação de problemas e deficiências nos processos existentes. Ao caracterizar esses problemas, a equipe pode compreender melhor suas causas subjacentes.
Aponta quais são os processos que estão com problemas
A etapa “Check” (Verificar) envolve a coleta e análise de dados para avaliar o desempenho dos processos. Isso ajuda a determinar quais processos estão enfrentando problemas ou não estão atingindo os resultados desejados. A identificação específica dos processos com problemas permite uma abordagem direcionada para a melhoria.
Facilita a elaboração de um plano de ação
No estágio “Do” (Fazer), um plano de ação é implementado para abordar os problemas identificados. A abordagem sistemática do PDCA fornece uma estrutura para o desenvolvimento de planos de ação detalhados, incluindo quem é responsável por cada atividade, quais recursos são necessários e qual é o cronograma esperado.
Traz resultados com base em indicadores
O ciclo PDCA enfatiza a importância da coleta de dados e indicadores durante a fase “Check”. Esses indicadores são essenciais para avaliar o impacto das mudanças implementadas durante o estágio “Do”. Ao utilizar dados mensuráveis, a organização pode objetivamente verificar se as ações tomadas resultaram na melhoria desejada
Gera novas soluções
O ciclo PDCA é um processo cíclico, e a etapa “Act” (Agir) envolve a análise dos resultados obtidos. Se os resultados não forem satisfatórios, o ciclo reinicia com ajustes no plano de ação. Essa abordagem iterativa estimula a criatividade e a inovação, permitindo que a equipe experimente novas soluções sem a necessidade de “reinventar a roda”. O aprendizado contínuo é incorporado ao processo.
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Onde aplicar o PDCA na empresa?
Entregas com atraso e retrabalhos
Se você está com entregas atrasadas ou há uma grande quantidade de retrabalhos, o ciclo PDCA pode te ajudar a resolver essa questão. Ao realizar a etapa do Plan (planejar), você identificará onde estão as possíveis causas do problema.
No planejamento estratégico
O planejamento estratégico é uma etapa crucial para o sucesso da empresa. É ele que ajudará a definir um norte para o crescimento do negócio. Se você está com dificuldades em como fazer isso, o PDCA pode te ajudar.
Para melhoria dos processos e aumento da performance
Quando você identifica os problemas e melhora os processos, consequentemente você terá uma melhoria na performance.
Se você começou o ciclo PDCA e identificou na primeira etapa que a sua empresa tem uma necessidade de melhoria de processos e está buscando por maneiras de resolver essa questão, veja:
Como usar o ciclo PDCA para melhoria de processos
Quando aplicado a melhoria de processos, o ciclo PDCA te ajuda a identificar:
- Se os processos possuem falhas ou gargalos;
- Se há muitos handoffs na sua operação;
- Se há a necessidade de modificar os processos;
- E muito mais.
Dessa forma, o PDCA te ajuda a ter mais facilidade no gerenciamento de processos, aumentando o potencial da sua organização.
Mas, nós sabemos que alcançar a melhoria contínua dos processos é um dos desafios enfrentados pelas empresas. Por isso, disponibilizamos para você um Kit completo para fazer Gestão de Processos que contém todo o material que você precisa para começar a elevar a sua performance.
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
