Última atualização em 23/10/2024
A falta de gerenciamento de recursos pode afetar gravemente o desempenho de um projeto. Recursos inadequados ou mal alocados muitas vezes comprometem o prazo, a qualidade e o orçamento das iniciativas. Mas, você sabe o que fazer para impedir que isso aconteça?
Neste texto você vai descobrir! Continue a leitura e entenda:
- O que é gerenciamento de recursos?
- Importância do gerenciamento de recursos
- Benefícios do gerenciamento de recursos
- 6 passos para fazer o gerenciamento de recursos
O que é gerenciamento de recursos?
O gerenciamento de recursos é o conjunto de processos para identificar, adquirir e gerenciar os recursos de um projeto, para que sua entrega seja bem sucedida.
De acordo com o PMBOK®, o gerenciamento de recursos ajuda a garantir que os recursos certos estarão disponíveis para a equipe na hora e no lugar certo.
Mas, você sabe quais são os recursos de um projeto?
É importante considerar que existem dois tipos de recursos: os recursos de equipe e os recursos físicos.
Os recursos de equipe são os recursos humanos, ou seja, as pessoas que prestam serviços ao projeto. Para isso, é importante que a equipe seja integrada, bem-informada e conduzida em um ambiente motivador pelo gerente de projetos.
Os recursos físicos são os materiais, suprimentos, instalações e equipamentos necessários para a execução de um projeto. Para isso, é importante que o gerente de projetos tenha conhecimento das demandas e quantidades dos materiais utilizados.
Agora que já sabemos o que é gerenciamento de recursos, é hora de entender melhor qual a sua importância. Acompanhe!
Importância do gerenciamento de recursos
O principal objetivo do gerenciamento de recursos é garantir que o projeto seja realizado conforme o planejado. Quando os recursos são utilizados no momento adequado, o projeto tem um desempenho melhor e atrasos são evitados.
Assim, ao gerenciá-los, é possível identificar a performance destes recursos e realizar mudanças na alocação caso necessário, garantindo a entrega de um projeto bem sucedido.
Com isso, o gerente de projetos consegue adequar os recursos ao orçamento e ao cronograma, o que assegura o fluxo da execução. Além disso, o gerenciamento de recursos proporciona diversos outros benefícios aos projetos. Confira os principais a seguir!
Benefícios do gerenciamento de recursos
O gerenciamento de recursos torna o desenvolvimento de projetos mais simples. Assim, é possível obter benefícios como:
Maior controle do desempenho do projeto
O gerenciamento de recursos caracteriza e monitora cada etapa de um projeto. Logo, com as informações de planejamento e destino dos recursos, a análise sobre acertos e gargalos nos processos se torna mais fácil.
Trabalho de equipe mais harmonioso
Ao compor uma equipe, os profissionais recebem papéis e responsabilidades. Dessa maneira, o gerenciamento dos recursos humanos melhora a dinâmica da equipe, porque:
- Desenvolve uma comunicação transparente e clara;
- Proporciona oportunidades de desenvolvimento;
- Incentiva a realização de desafios construtivos;
- Envolve a participação da equipe em processos decisórios do projeto;
- Reconhece o bom desempenho dos profissionais.
Cumprimento de prazos e cronograma
O escopo de um projeto geralmente é formulado com base na experiência de projetos anteriores . Assim, o gerenciamento de recursos proporciona a organizar dos recursos da melhor maneira, bem como fazer previsões para a entrega do produto final.
Afinal, tendo os dados de projetos anteriores em mãos, sabemos:
- Quais recursos devem ser mantidos, repostos ou cortados;
- Quanto tempo cada etapa do projeto exige;
- Qual o custo de cada recurso;
- Quais habilidades certo projeto exige de cada profissional.
Assim, é possível alinhar a utilização dos recursos conforme o cronograma do projeto, garantindo que as entregas sejam realizadas dentro dos prazos estipulados.
Entregas de valor ao cliente
O cliente que recebe um bom produto, no prazo e valor prometido, volta sempre! O gerenciamento de recursos proporciona a diminuição de riscos nas entregas por conta de seu planejamento detalhado, o que favorece a entrega de mais valor ao cliente.
Redução de riscos
Além dos outros benefícios citados, a gestão de recursos ajuda a evitar riscos, como:
- Ultrapassar o orçamento;
- Atraso de prazos de entrega;
- Falta de estoque de materiais;
- Conflitos de comunicação entre a equipe;
- Alta rotatividade de profissionais;
- Perda de qualidade dos projetos .
Agora que já sabemos quais os benefícios do gerenciamento de recursos é hora de partir para a prática. Confira a seguir quais os 6 passos para gerenciar os recursos de modo eficaz!
Leia também o post sobre painel de indicadores
Como fazer gerenciamento de recursos em 6 passos
O Guia PMBOK ® elenca seis processos básicos para fazer o gerenciamento de recursos. Confira um resumo sobre cada um deles:
1. Planeje o gerenciamento de recursos
Na etapa de planejamento, o gerente de projetos definirá como os recursos físicos e de equipe serão estimados, adquiridos, gerenciados e controlados durante o projeto, determinando a abordagem e o nível de esforço que serão aplicados nessas atividades.
O principal instrumento a ser consolidado nesta etapa é o plano de gerenciamento de recursos. Esse documento deve conter orientações sobre a classificação, alocação, gestão e liberação dos recursos.
Além disso, precisa apontar quem faz o quê no gerenciamento de recursos e quem tem autoridade para tomar certas decisões, além de direcionar o treinamento e desenvolvimento de equipe.
A grande vantagem de documentar todos esses itens é que, ao deixar claro quais as expectativas sobre o gerenciamento de recursos, é possível reduzir mal-entendidos e diminuir as frustrações das partes interessadas.
Sempre lembrando que o gerente de projetos normalmente não é o responsável funcional dos recursos e, por esse motivo, é importante que no plano sejam explicitadas as responsabilidades e alçadas tanto do gerente de projetos como do gestor funcional (gestor do departamento).
2. Estime os recursos das atividades
A etapa de estimativa de recursos é o momento em que o gerente de projetos e sua equipe sentam para definir a quantidade e as características dos recursos físicos e de equipe necessários à conclusão do projeto.
Existem várias técnicas que podem ser utilizadas para isso, como a estimativa bottom-up, a estimativa análoga e a estimativa paramétrica. Este processo normalmente é realizado várias vezes durante o projeto.
Dependendo do tipo de projeto, a estimativa de recursos exigirá um conhecimento prévio da legislação local. Por exemplo: em um projeto de construção de casa, é necessário conhecer as leis de construção civil e de proteção ambiental.
Para facilitar a visualização das estimativas, é possível montar uma estrutura analítica de recursos, que é uma representação hierárquica que organiza os recursos por categorias. Mas, não basta apenas ter a “lista” dos recursos. É preciso especificá-los, convertendo-os em requisitos, isto é, capacidades facilmente mensuráveis.
3. Adquira os recursos
Etapa que pode ser resumida na obtenção dos recursos físicos e de equipe necessários à conclusão do projeto.
É possível captar recursos de duas formas: interna e externa.
Os recursos internos são aqueles que já estão disponíveis na organização. É possível obtê-los a partir do alinhamento e da negociação com os gerentes das áreas.
Já os recursos externos são aqueles que precisam ser obtidos através de um processo formal de aquisição, que exige o levantamento de fornecedores, o recebimento de propostas e a efetivação dos contratos.
A aquisição de recursos pode ser documentada em um calendário de recursos, que identifica quando e por quanto tempo cada recurso está disponível. Funciona mais ou menos como um mapa, que facilita e agiliza a tomada de decisão.
4. Desenvolva a sua equipe
O gerenciamento de recursos também envolve o desenvolvimento das pessoas. Afinal, a execução correta das atividades é afetada pelo quanto a equipe do projeto domina determinadas competências. Já pensou se um engenheiro civil fosse designado para tocar uma obra e não tivesse conhecimento em materiais de construção? Isso é falta de competência!
As competências são os conhecimentos e as habilidades necessárias para executar uma ou mais atividades. Elas podem ser desenvolvidas através de cursos, palestras, workshops, especializações etc.
É preciso avaliar se a equipe deve ser preparada para o projeto ou se a melhor opção é subcontratar ou adquirir esses recursos. Na hora de tomar esse tipo de decisão é interessante analisar se as habilidades e os conhecimentos que precisarão ser desenvolvidos também serão aplicáveis a outros projetos ou se é algo pontual.
Além disso, pode ser necessário avaliar em que medida o tempo de preparação e desenvolvimento dos recursos afeta o orçamento ou o prazo do projeto.
5. Gerencie a sua equipe
Significa acompanhar o desenvolvimento dos membros da equipe, orientando as pessoas e ajudando-as a resolver os problemas encontrados durante a execução das atividades. É quase como conduzir uma orquestra, em que existe a intensidade e o momento certo para cada instrumento ser tocado.
É papel do gerente de projetos construir um ambiente colaborativo e motivador, que facilite a execução do trabalho em equipe, além de liderar e inspirar a equipe do projeto. Também cabe a esse profissional gerenciar conflitos, propor desafios, conceder oportunidades, reconhecer conquistas e dar feedbacks.
A forma com que isso ganhará forma na gestão do projeto dependerá muito do estilo de liderança do gerente. Para saber mais sobre o assunto, assista ao nosso webinar gratuito sobre estilos de liderança.
6. Controle os recursos
Trata-se do monitoramento dos recursos atribuídos e alocados no projeto, garantindo que eles estejam disponíveis na hora certa, no lugar certo e na quantidade certa. Caso a utilização real dos recursos não esteja batendo com a utilização planejada, o controle de recursos ajudará a detectar esse desvio, possibilitando a execução de ações corretivas o mais cedo possível.
O processo de controle de recursos costuma gerar relatórios sobre o desempenho do trabalho e eventuais solicitações de mudanças, além de atualizações nos documentos do projeto.
Conseguiu entender como fazer o gerenciamento de recursos na sua organização?
Os seis processos citados acima são uma ótima forma de começar. Mas lembre-se: você deve adaptá-los à realidade da sua empresa.
Assista ao nosso webinar gratuito e entenda como ter sucesso na implantação de práticas de gestão de projetos na sua organização!
Guia PMBOK® é marca registrada do Project Management Institute (PMI).
Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
