Última atualização em 29/08/2024
Um gestor de projetos está sujeito a novos desafios a todo momento. Um novo projeto que surge, um imprevisto a ser resolvido, um problema externo a ser contornado, tudo influencia no andamento dos que já estão em execução. Nesse momento, o trabalho fica mais suscetível a fugir do controle e parece que você está sendo gerenciado pelos riscos. Mas o que fazer para ter sempre o controle de projetos que você lidera? Como se certificar de que os imprevistos – que vão surgir, inevitavelmente – não desestabilizem a equipe e sejam resolvidos rapidamente?
Vamos enumerar alguns desafios a serem enfrentados por todo gestor de projetos para que você já esteja preparado para eles e saiba como contorná-los. Acompanhe:
Desafios de Fazer Controle de Projetos
1) Realizar um bom plano de projeto
Começar um projeto no escuro, sem entender quais são as necessidades básicas da equipe para executá-lo nem realizar uma previsão orçamentária para definir os prazos a serem cumpridos, é o primeiro passo para o descontrole total do projeto. E um projeto fora de controle gera gastos indesejados e problemas estruturais na equipe.
Por isso, um plano de projeto é essencial para o bom andamento das atividades. Definir um escopo que molde o produto final, defina as tarefas primordiais para atingir as metas e o tempo limite para suas realizações, é fundamental.
2) Fazer uma análise de riscos consistente
No papel tudo parece perfeito, mas na execução de projetos existem diversos riscos que podem comprometer a entrega final. Subestimá-los é a pior coisa a se fazer.
Na esmagadora maioria das vezes, um pequeno risco, que poderia ter sido evitado de maneira simples, se torna um grande gargalo que demanda tempo para ser resolvido e prejudica o andamento das atividades.
Uma boa solução para evitar esse tipo de situação é fazer uma análise de riscos. Uma ferramenta que pode ajudar nisso sem tomar muito tempo e dinheiro é a análise SWOT. Com ela, são avaliadas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças decorrentes da realização do projeto.
3) Saber delegar tarefas
Um bom líder não é aquele que faz tudo sozinho, mas sim aquele que sabe fazer com que os outros realizem as tarefas de maneira eficiente. Saber delegar a tarefas para as pessoas certas, dividir a carga de trabalho e gerenciar o projeto como um todo facilita muito o controle de projetos.
Por isso, vale a pena investir em ferramentas de gestão que permitam trabalhar com dados simples e coesos, além de indicadores e gráficos de performance, para que o trabalho se torne mais conciso. A comunicação pessoal também é fundamental e não pode ser perdida durante o processo.
4) Envolver o cliente
Em geral, os projetos têm uma finalidade: desenvolver um produto para um cliente. E é comum que o personagem principal dessa história seja deixado de lado durante o processo. O cliente é a parte de maior interesse no sucesso do projeto e deve ser envolvido em decisões estratégicas.
Seu primeiro envolvimento ocorre nas especificações do produto, quando são adquiridas informações para definir os escopos de produto e projeto. Mas, durante o desenvolvimento, também existem grandes decisões a serem tomadas, que afetam o produto final. Logo, o cliente pode (e deve) participar.
Controle de projetos maduro
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Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
