Última atualização em 02/10/2024
Quando o assunto é redução de custos, logo alguém diz: “é preciso fazer mais com menos”. Mas, e se te dissermos que não é só isso?
Mais do que cortar gastos, a redução de custos implica em conhecer todos os processos da organização. Isso porque não há como reduzir custos se você não sabe o que está gerando desperdícios.
Nesse sentido, existem 6 boas práticas para redução de custos que podem ser facilmente aplicadas no cotidiano das empresas.
Quer aprender como reduzir custos na prática? Então, siga com a leitura!
O que é a redução de custos?
A redução de custos é um método adotado pelas empresas para reavaliar como são utilizados os recursos investidos pela organização, eliminando desperdícios e priorizando atividades que não agregam valor aos resultados.
No dia a dia das organizações, a redução de custos pode funcionar de diversas formas, como:
- Diminuindo a variação de atividades de um processo: pode ocorrer da sua organização ter diferentes formas de executar um mesmo processo, o que eleva os custos da operação;
- Reduzindo atividades sem responsáveis: toda atividade precisa de um executor, não é mesmo? Se o seu negócio tem muitas atividades e poucos responsáveis, aquelas tarefas que acabam sendo deixadas de lado podem elevar os custos da empresa;
- Reduzindo o volume de informações perdidas.
Mas, embora pareça simples, reduzir custos ainda é uma tarefa complexa para muitas organizações. Isso porque a redução de custos implica, sobretudo, em priorizar as melhores práticas para a execução das atividades, eliminando procedimentos obsoletos do negócio.
Para te ajudar, separamos 6 práticas fundamentais para a redução de custos. Confira:
6 práticas para reduzir custos
1. Faça um mapeamento de processos ponta a ponta
O objetivo do mapeamento de processos ponta a ponta é integrar todos os departamentos do negócio em processos mais abrangentes, ou seja, entender a operação como parte de um único processo que tem como objetivo entregar um produto ou serviço.
Desse modo, é possível reduzir custos pois evitam-se erros e atrasos na execução dos processos, além de facilitar a identificação de gargalos e atividades desnecessárias que aumentam os custos e tampouco agregam valor.
2. Elimine fatores que gerem improdutividade
Pode ocorrer de a sua organização ter tantos processos que se torna difícil identificar quais atividades agregam valor ao serviço ou produto e aquelas que não.
Nesse sentido, muitos gestores têm aplicado a análise de processos para identificar fatores que geram improdutividade. Esse método parte de responder perguntas como:
- Para que serve este processo?
- Quais são as principais atividades deste processo?
- Quem são as pessoas envolvidas?
- Quais são os principais recursos necessários a este processo?
A partir das respostas, a organização é capaz de identificar oportunidades de melhoria, possíveis gargalos, desperdício de recursos, e, claro, fatores que gerem improdutividade.
Leia também o post sobre Insourcing
3. Diminua o excesso de atividades
As atividades de uma organização podem ser classificadas em três tipos:
- Atividades que agregam valor: aquelas que adicionam alguma nova característica ao produto ou solução;
- Atividades de controle: verificar, validar, aprovar, checar e testar;
- Handoffs: passagem de informação ou atividade de uma função à outra.
Cada uma dessas atividades é imprescindível para a realização dos processos e devem ser aproveitadas ao máximo. Porém, quando em excesso, podem resultar em um aumento dos custos.
Como isso acontece? É simples: quando há muitas atividades em um mesmo processo, a operação tende a ser menos fluida, sendo necessário investir mais recursos para executá-la.
Para saber como diminuir o excesso de atividades na prática, leia: Handoff: o que é + como usar para melhorar os processos da sua empresa.
4. Aplique a Análise de Pareto
Análise de Pareto (ou Princípio de Pareto) é uma regra que afirma que 80% dos efeitos surgem de 20% das causas.
Aplicando às organizações, podemos dizer que 80% dos problemas podem ser solucionados através da melhoria de 20% dos processos. Assim, o foco da gestão deve estar em melhorar 20% dos processos, não toda a operação.
Para a redução de custos, a análise de Pareto é fundamental: os recursos passam a ser destinados a melhora de 20% dos processos, reduzindo o investimento de dinheiro e tempo nessa iniciativa.
Existem 4 etapas para aplicar a Análise de Pareto nos negócios. Você pode encontrá-las aqui: Princípio de Pareto: o que é + como aplicar na melhoria de processos (euax.com.br)
5. Gerencie a performance com indicadores
De nada adianta ter bons resultados, se você não sabe como eles acontecem, não é mesmo? Para isso, um sistema de indicadores de performance pode te ajudar!
Esse sistema permite uma visão mais clara do resultado esperado do processo na perspectiva da empresa, de cada uma das atividades que o compõe e, principalmente, como a organização está gerando valor para o cliente.
Isso porque com o sistema de indicadores é possível identificar a relação causa e efeito entre atividades de um processo, entendendo quais são as práticas que contribuem para o crescimento da performance – e eliminando as desnecessárias.
Assim, os indicadores servem para que você e sua equipe tenham mais clareza sobre o que acontece dentro da empresa. Afinal, altos custos em processos estão normalmente associados à sua falta de visibilidade.
Além disso, com as informações oferecidas pelos indicadores, você terá mais felicidade para calcular o Retorno sobre Investimento (ROI) das iniciativas desenvolvidas pela empresa.
6. Transforme os processos
Se você seguir as etapas anteriores, ao chegar aqui você terá uma visão mais clara de como uma gestão de processos eficiente pode incidir na redução de custos.
Mas, se ainda assim você consegue identificar atividades que:
- Não agregam valor ao resultado do processo;
- São feitas no momento inadequado;
- São executadas por pessoas que não têm as habilidades e conhecimentos necessários;
- Poderiam ser automatizadas ou terceirizadas.
Talvez seja a hora da sua organização adotar a prática de transformação de processos. A transformação de processos aposta na mudança de paradigma, promovendo mudanças nos processos para aumentar a performance da organização.
Dessa forma, torna-se possível cortar o mal pela raiz, reduzindo o índice de falhas, aumentando a produtividade e promovendo a redução de custos nas empresas.
Para saber como transformar processos pode reduzir custos e elevar a performance, assista ao nosso webinar gratuito sobre melhorias e transformação de processos para a redução de custos e entenda como gerar bons resultados para o seu negócio!
Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
