Workflow (fluxo de trabalho): o que é, importância e como construir um em apenas 5 passos!  

Última atualização em 14/01/2025

Workflow, também conhecido como fluxo de trabalho, é o termo em inglês para fluxo de trabalho. Ele se refere à sequência de atividades que devem ser executadas para a conclusão de um processo.  Dentro das empresas, todos os setores podem se beneficiar com a criação de um fluxo de trabalho. 

Por exemplo: no departamento de vendas, é possível criar um workflow que coloca em ordem todas as atividades dos vendedores, desde a captação de um lead até a sua conversão em cliente pagante. 

Já no setor de marketing, um workflow pode organizar as fases de relacionamento da marca com o lead, garantindo o acompanhamento de todas as etapas da jornada do cliente até a decisão pela compra. 

Se você deseja obter maior produtividade da equipe, reduzir desperdícios e gerar melhores resultados nos setores da sua empresa, continue lendo este artigo e aproveite as nossas dicas práticas! 

O que é workflow (fluxo de trabalho)? 

Workflow, ou fluxo de trabalho, é uma sequência de tarefas ou processos que são executados para completar um objetivo específico. Ele define como as atividades devem ser realizadas, quem é responsável por cada etapa e em que ordem as tarefas devem ser concluídas. 

O workflow ajuda a organizar e otimizar o trabalho ao fornecer uma estrutura clara para a execução das tarefas, garantindo que cada etapa seja realizada de maneira eficiente e coordenada. 

Isso facilita a gestão de tempo, a alocação de recursos e a comunicação entre os membros da equipe, resultando em uma maior produtividade e na redução de erros e retrabalhos. 

Workflow vs Processos de Negócios 

Enquanto os workflows são componentes que operam dentro dos processos de negócios, os processos abrangem uma visão mais ampla, integrando diversas áreas e fluxos de trabalho para alcançar resultados corporativos.  

Por exemplo, um workflow pode ser o processo de aprovação de um pedido de compra, que envolve etapas específicas como requisição, revisão e aprovação.  

Por outro lado, um processo de negócios pode englobar toda a cadeia de suprimentos de uma empresa, desde a gestão de fornecedores até a entrega do produto ao cliente, integrando múltiplos workflows como: 

• Gestão de inventário; 

• Processamento de pedidos; 

• E logística.  

Dessa forma, os workflows são as peças que compõem os processos de negócios maiores, garantindo que cada parte do trabalho contribua para os objetivos estratégicos da organização. 

Se ainda ficaram dúvidas sobre como funciona exatamente um workflow, entenda melhor no tópico a seguir! 

Como funciona um workflow? 

Para entender como um workflow funciona, é importante conhecer seus componentes principais: tarefas, dependências, responsáveis e ferramentas utilizadas.  

Veja uma explicação detalhada sobre cada item a seguir: 

Tarefas 

As tarefas são as atividades individuais que compõem um workflow. Cada tarefa representa uma unidade de trabalho que precisa ser concluída para que o fluxo de trabalho avance.  

As tarefas podem variar em complexidade, desde ações simples como aprovar um documento até processos mais complexos como desenvolver um módulo de software. As tarefas são os blocos de construção do workflow e são detalhadas com instruções claras sobre o que precisa ser feito. 

Dependências

 Dependências são as relações entre as tarefas que determinam a ordem em que elas devem ser realizadas. Algumas tarefas não podem começar até que outras sejam concluídas, criando uma sequência lógica de atividades.  

Essas dependências garantem que o fluxo de trabalho siga uma ordem coerente e eficiente, prevenindo a realização de etapas fora de ordem e assegurando que os recursos estejam disponíveis quando necessários. 

Responsáveis 

Os responsáveis são as pessoas ou equipes designadas para executar cada tarefa no workflow. A atribuição clara de responsabilidades ajuda a garantir que cada etapa do processo seja concluída dentro do prazo e com a qualidade esperada.  

Saber quem é responsável por cada tarefa também facilita a comunicação e a coordenação entre os membros da equipe, promovendo um fluxo de trabalho mais fluído e colaborativo. 

Ferramentas Utilizadas 

As ferramentas utilizadas são os softwares e sistemas que suportam a execução e a gestão do workflow. Essas ferramentas podem incluir sistemas de gestão de projetos, plataformas de colaboração, softwares de automação de tarefas e ferramentas de comunicação.  

Utilizar as ferramentas adequadas ajuda a automatizar tarefas repetitivas, monitorar o progresso e garantir que todos os envolvidos tenham acesso às informações e recursos necessários. 

Visualização do Workflow 

Um workflow pode ser visualizado através de diagramas de fluxo, que são representações gráficas das etapas e dependências do processo.  

Esses diagramas facilitam a compreensão do fluxo de trabalho ao mostrar de maneira clara e visual como as tarefas se interconectam e quais são as sequências lógicas a serem seguidas. 

Existem ferramentas que são comumente usados para criar essas visualizações, permitindo que todos os envolvidos vejam o panorama completo do workflow, como: 

• Diagramas de Gantt;  

• Fluxogramas de processo; 

• E mapas de processos. 

Leia também o post sobre Mapa de processos

Tipos de workflow 

Workflow Ad Hoc 

Um workflow ad hoc é um fluxo de trabalho informal e não estruturado, criado para situações específicas e geralmente único para cada caso. Ele é flexível e pode ser ajustado conforme necessário, sem seguir um conjunto rígido de regras ou processos.  

Esse tipo de workflow é ideal para tarefas que requerem criatividade, inovação ou uma abordagem personalizada, como resolver problemas complexos ou lidar com situações emergenciais. 

Workflow Administrativo 

Um workflow administrativo é utilizado para gerenciar processos internos e operações de rotina dentro de uma organização. Ele envolve atividades como: 

• Aprovações; 

• Relatórios; 

• Gestão de documentos; 

• E outras tarefas administrativas.  

Esse tipo de workflow ajuda a garantir que os procedimentos operacionais sejam seguidos corretamente, aumentando a eficiência e reduzindo a possibilidade de erros administrativos. 

Workflow Produtivo 

Um workflow produtivo é focado na produção de bens ou serviços. Ele abrange todas as etapas necessárias para transformar matérias-primas em produtos acabados ou para fornecer um serviço ao cliente.  

Esse tipo de workflow é comum em indústrias de manufatura e setores de serviços. Ele ajuda a otimizar o uso de recursos, minimizar desperdícios e garantir a qualidade dos produtos ou serviços. 

Workflow Colaborativo 

Um workflow colaborativo envolve várias pessoas ou equipes trabalhando juntas em diferentes partes de um projeto ou tarefa. Ele promove a comunicação e a coordenação entre os membros da equipe, assegurando que cada contribuição seja integrada de maneira harmoniosa.  

Esse tipo de workflow é especialmente útil em projetos complexos que exigem a expertise de diferentes áreas, como: 

• Desenvolvimento de software; 

• Campanhas de marketing; 

• Pesquisas científicas. 

Workflow Transacional 

Um workflow transacional é baseado na execução de transações específicas e repetitivas, como processamento de pedidos, faturamento, e gestão de inventário.  

Ele é altamente estruturado e segue um conjunto rígido de regras para garantir que cada transação seja processada de maneira consistente e precisa. Esse tipo de workflow é comum em setores como comércio eletrônico, bancos e logística. 

Benefícios do Workflow para as empresas 

Otimização dos processos internos 

A implementação de workflows permite que as empresas organizem e otimizem seus processos internos. Ao mapear e estruturar as atividades, é possível identificar gargalos e áreas de melhoria, resultando em processos mais eficientes e produtivos.  

A automação de tarefas rotineiras também contribui para a otimização, liberando recursos para se concentrarem em atividades de maior valor. 

Diminuição de erros 

Workflows bem definidos ajudam a reduzir a ocorrência de erros, uma vez que cada etapa do processo é claramente delineada e responsabilidades são atribuídas.  

A padronização de procedimentos e a utilização de ferramentas de automação garantem que as tarefas sejam executadas de maneira consistente e correta. Isso minimiza falhas humanas e assegura a qualidade dos resultados. 

Melhoria na comunicação 

Um dos principais benefícios dos workflows é a melhoria na comunicação entre as equipes. Com um fluxo de trabalho claro e transparente, todos os membros da equipe sabem exatamente quais são suas responsabilidades e o status das tarefas. 

 Isso facilita a colaboração, evita mal-entendidos e garante que todos estejam alinhados em relação aos objetivos e prazos. 

Aumento da produtividade 

Ao otimizar os processos e reduzir erros, os workflows contribuem diretamente para o aumento da produtividade.  

Com tarefas bem definidas e automatizadas, as equipes podem trabalhar de maneira mais rápida, completando projetos em menos tempo e com maior qualidade. Isso resulta em maior capacidade de produção e melhores resultados para a empresa. 

Garantia de conformidade 

Workflows ajudam a garantir que as políticas e procedimentos da empresa sejam seguidos da maneira correta.  

A padronização dos processos assegura que todas as atividades estejam em conformidade com as regulamentações e normas internas, reduzindo o risco de não conformidades e possíveis penalidades.  

Isso é especialmente importante em setores altamente regulamentados, como saúde, finanças e manufatura. 

Melhor gestão de recursos 

A visualização clara dos processos através de diagramas de fluxo permite uma melhor gestão dos recursos da empresa.  

Com uma compreensão detalhada das tarefas e dependências, é possível: 

• Alocar recursos de maneira mais eficiente; 

• Evitar desperdícios; 

• E garantir que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e orçamento previstos. 

Isso aumenta a eficiência operacional e contribui para a sustentabilidade do negócio. 

Maior agilidade e competitividade 

Outro benefício dos workflows é que eles permitem que as empresas respondam rapidamente às mudanças do mercado e às demandas dos clientes. Isso facilita a adaptação a novas situações e oportunidades, aumentando a competitividade da empresa.  

A Amazon, por exemplo, utiliza workflows altamente eficientes para gerenciar suas operações de logística e atendimento ao cliente.  

Com workflows bem estruturados, ela pode lançar novos produtos e serviços mais rapidamente, manter um alto nível de satisfação do cliente e se adaptar rapidamente às mudanças nas demandas do mercado, mantendo-se à frente da concorrência. 

Como construir um workflow em 5 passos  

Identificar e mapear todas as etapas do processo 

O primeiro passo para construir um workflow é identificar e mapear todas as etapas do processo. Isso envolve detalhar cada tarefa que precisa ser realizada, desde o início até a conclusão do processo.  

💡 Dica: Criar um mapa visual, como um fluxograma, pode ajudar a entender melhor a sequência de atividades e identificar possíveis gargalos ou áreas de melhoria. 

Definir claramente os papéis e responsabilidades dos envolvidos 

É muito importante definir claramente os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos no workflow.  

Cada tarefa deve ter uma pessoa ou equipe responsável, garantindo que todos saibam exatamente o que precisam fazer e quando. Isso facilita a coordenação e a comunicação, evitando mal-entendidos e atrasos. 

Estabelecer a sequência lógica das atividades 

Depois de mapear as etapas e definir os responsáveis, é importante estabelecer a sequência lógica das atividades. Isso significa determinar a ordem em que as tarefas devem ser executadas, considerando as dependências entre elas.  

Uma sequência lógica garante que o workflow flua da maneira correta, sem interrupções ou redundâncias desnecessárias. 

Selecionar as ferramentas adequadas para automatização e monitoramento 

Escolher as ferramentas certas para automatizar e monitorar o workflow é um passo indispensável para sua eficácia.  

Ferramentas de gestão de projetos, softwares de automação de tarefas e plataformas de colaboração são exemplos que podem ajudar a: 

• Acompanhar o progresso; 

• Automatizar tarefas repetitivas; 

• Garantir que todos os envolvidos tenham acesso às informações necessárias. 

Implementar um sistema de feedback contínuo para melhorias 

Por fim, é essencial implementar um sistema de feedback contínuo para identificar áreas de melhoria no workflow. Isso pode incluir: 

• Reuniões regulares de revisão; 

• Pesquisas de satisfação dos colaboradores; 

• E análise de métricas de desempenho.  

Ferramentas de workflow 

As ferramentas de workflow facilitam a colaboração entre equipes, proporcionando um melhor acompanhamento das tarefas e prazos, além de oferecerem visibilidade em tempo real do progresso dos projetos.  

Confira algumas ferramentas a seguir: 

Trello 

O Trello, por exemplo, é conhecido por seu formato de quadro Kanban, que permite organizar tarefas em listas e movê-las entre diferentes etapas do processo com facilidade. Ele é ideal para equipes que preferem uma abordagem visual e flexível na gestão de projetos, facilitando a priorização de tarefas e a comunicação entre os membros da equipe. 

Asana 

Também temos a Asana, uma plataforma de gestão de trabalho que permite às equipes organizarem suas tarefas, projetos e metas de forma colaborativa. Ela oferece recursos avançados de planejamento, incluindo a capacidade de criar dependências entre tarefas e visualizar projetos em diferentes formatos, como listas, calendários e diagramas de Gantt.  

Monday.com 

Já o Monday.com é conhecido por sua flexibilidade e capacidade de adaptação a diferentes fluxos de trabalho. Ele permite que equipes criem painéis personalizados para gerenciar tarefas, projetos e processos específicos. A plataforma oferece uma variedade de modelos e widgets que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da equipe.  

Não deixe de conferir o post sobre Mineração de processos

Exemplos de workflow 

A implementação de workflows varia significativamente entre empresas e setores. Cada workflow é projetado para atender às necessidades específicas de um processo ou projeto, utilizando ferramentas e métodos adequados para maximizar a eficiência e a produtividade. 

Veja abaixo alguns exemplos de workflow para diferentes setores: 

Marketing digital  

Na área de marketing digital, um exemplo de workflow pode ser o processo de criação e lançamento de campanhas de mídia social.  

Esse workflow envolve etapas como: 

• Planejamento estratégico; 

• Criação de conteúdo; 

• Agendamento de publicações; 

• Monitoramento de desempenho; 

• E análise de resultados.  

Ferramentas como Buffer ou Hootsuite são utilizadas para gerenciar e automatizar o agendamento de posts, enquanto plataformas analíticas como Google Analytics são empregadas para avaliar o impacto das campanhas. 

Gestão de projetos  

Na gestão de projetos, um exemplo de workflow pode ser a implementação de um projeto de construção civil. Esse workflow envolve etapas como: 

• A fase de concepção do projeto; 

• Elaboração de planos e orçamentos; 

• Obtenção de licenças e aprovações; 

• Execução das atividades de construção; 

• E inspeções de qualidade e segurança.  

Ferramentas como Microsoft Project ou Primavera P6 são utilizadas para planejar e monitorar o cronograma do projeto, alocar recursos e comunicar o progresso para todas as partes interessadas. 

Leia também o post sobre automatização de processos

Gerenciamento de incidentes (T.I) 

O processo de gerenciamento de incidentes em Tecnologia da Informação (TI) segue um fluxo estruturado para garantir uma resposta eficaz e organizada a interrupções nos serviços.  

Veja na imagem abaixo as etapas detalhadas: 

Ferramentas de ITSM como ServiceNow, Zendesk, Jira Service Management e outras são utilizadas para automatizar e gerenciar esse fluxo de trabalho de forma integrada. 

Metodologias que ajudam no workflow 

Para ter sucesso na implementação de um workflow, é necessário adotar metodologias comprovadas que promovam a melhoria contínua e a resolução de problemas.  

O Ciclo PDCA, por exemplo, proporciona um método estruturado para planejar, executar, verificar e agir com base nos resultados, garantindo ajustes iterativos e progressivos nos processos.  

O Diagrama de Ishikawa, por sua vez, oferece uma abordagem visual para identificar e analisar as causas-raiz de problemas, categorizando fatores como Mão de Obra, Método, Máquina, Materiais, Meio Ambiente e Medidas.  

Já a estratégia do Oceano Azul e do Oceano Vermelho (ET) permite explorar novos mercados (Oceano Azul) ou competir de forma diferenciada em mercados existentes (Oceano Vermelho), oferecendo oportunidades para inovação e crescimento sustentável.  

Mesmo com todas essas informações você ainda tem dúvidas de como ter sucesso na implementação do seu workflow? Não se preocupe! Iremos finalizar o texto com dicas práticas para te ajudar nesse processo! Confira: 

Como ter sucesso na implementação do seu workflow? 

Identifique claramente os processos a serem automatizados 

Antes de qualquer implementação, é essencial identificar de forma clara e precisa os processos que serão automatizados ou melhorados. Isso inclui uma análise detalhada de cada etapa do processo atual e uma definição clara dos objetivos esperados com a automação. 

Defina metas mensuráveis  

Estabelecer metas mensuráveis é um passo importante para monitorar o progresso e avaliar o impacto da implementação do novo workflow.  

Essas metas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART), proporcionando uma direção clara e objetiva para toda a equipe envolvida. 

Envolva todas as partes interessadas  

A participação e o envolvimento de todas as partes interessadas desde o início do processo são fundamentais para o sucesso da implementação. Isso garante que todas as perspectivas sejam consideradas, promove a aceitação das mudanças propostas e aumenta as chances de adoção e sucesso do novo workflow. 

Selecione criteriosamente a ferramenta 

Para selecionar a ferramenta adequada, considere algumas condições, como: 

• Escalabilidade; 

• Facilidade de integração com sistemas existentes; 

• Usabilidade para os usuários finais; 

• E o suporte oferecido pelo fornecedor da ferramenta. 

Por fim, se você procura ajuda para implementar workflows eficientes e orientados para resultados em sua organização, visite a página de serviço de consultoria em gestão de processos da Euax!  

Nossa equipe especializada oferece soluções personalizadas para otimizar seus processos, garantindo maior eficiência operacional e alinhamento estratégico.