Última atualização em 22/08/2024
Projetos estão sujeitos a problemas causados por diversos motivos, que vão de simples erros até má-fé dos envolvidos. Em algumas empresas, é só quando esse tipo de problema acontece que começam as discussões sobre governança de projetos.
Acontece que governança vai muito além de auditorias para serem lembradas só quando falhas surgem. Na verdade, trata-se de uma série de mecanismos importantes para o sucesso de qualquer projeto.
Nesse texto, vamos explicar como funciona a Governança e como aplicar nos seus projetos. Siga a leitura para conferir!
O que é governança de projetos?
Governança de projetos é o conjunto de processos, costumes, políticas, leis, regulamentos e instituições que regulam a maneira como um projeto é dirigido, administrado ou controlado.
Pense o seguinte: quando uma pessoa (ou várias) têm uma iniciativa, elas precisam confiar a alguém a tarefa de administrá-la. No caso de uma empresa de capital aberto, por exemplo, os acionistas confiam essa missão ao CEO. O CEO, por sua vez, delega a administração dos setores para uma série de diretores. Esses diretores contam com a ajuda de coordenadores, e assim por diante. Essa ideia parte da Teoria da Agência.
O problema é que precisamos de uma forma de garantir que esses agentes estão trabalhando em prol do negócio, sem agir de má fé ou cometer erros que podem custar o sucesso do projeto. É aí que entra a governança: ela vai garantir que tudo está nos conformes para que o projeto seja bem executado e que as boas práticas e processos sejam cumpridos.
Governança de projetos serve para assegurar que os objetivos das iniciativas estão sendo perseguidos de forma adequada, e isso traz uma série de benefícios para os projetos executados pela sua empresa. Vamos ver quais são os principais deles?
Benefícios da governança de projetos
Evita que os envolvidos ajam de má-fé
A ausência de governança abre brechas para que os responsáveis ajam de má fé, gerando casos de corrupção, nepotismo, mal uso dos recursos, entre outros problemas do tipo. É papel da governança criar mecanismos que impeçam essas más práticas e garantam a proteção dos interesses dos stakeholders.
Assegura o cumprimento da legislação
Também é papel da governança assegurar que os projetos estão de acordo com a legislação interna e externa. Isso evita que as iniciativas terminem em problemas jurídicos que podem custar muito dinheiro e dores de cabeça, além de, é claro, o possível embargo do projeto.
Estrutura processos de prestação de contas
É de interesse dos Stakeholders saber que seus interesses estão sendo levados em conta no projeto. Logo, outro benefício de investir em governança de projetos é que ela estrutura processos de prestação de contas, permitindo que as partes interessadas sempre tenham ciência das informações relevantes.
Ajuda a garantir o sucesso dos projetos
Por fim, podemos dizer que a governança atua com o objetivo principal de garantir o sucesso dos projetos, buscando assegurar que boas práticas estão sendo aplicadas na execução das iniciativas.
Legal, não é mesmo? A essa altura você já deve estar pensando em como estruturar governança nos projetos da sua organização. Pois então siga a leitura, pois é o que vamos ensinar no tópico a seguir!
Como fazer governança de projetos?
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Princípios da governança de projetos
Antes de tudo, é preciso conhecer os princípios da governança. São eles que vão nortear todos os aspectos da implantação da governança nas suas iniciativas. Os princípios são os seguintes:
- Participação;
- Estado de direito;
- Transparência;
- Responsabilidade;
- Orientação por consenso;
- Igualdade e inclusão;
- Efetividade e eficiência;
- Prestação de contas (accountability).
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Instrumentos de governança de projetos
Na hora de botar a governança em prática, é preciso observar 3 pilares principais: o propósito do projeto, a verificação da eficácia e a medição da eficiência. Esses são os instrumentos fundamentais da governança de projetos.
Começamos pelo propósito, afinal, é ele que vai definir os pilares a seguir. Você precisa entender qual é o objetivo do projeto para saber quais indicadores vai utilizar para medir sua eficácia e eficiência.
Por exemplo, se o objetivo de um projeto é aumentar o volume de vendas de uma empresa, a quantidade de vendas feitas é o principal indicador que será verificado para mensurar o sucesso do projeto.
Logo, se o volume de vendas está aumentando, podemos dizer que o projeto está sendo eficaz. Já a eficiência está relacionada à forma como estamos trabalhando: será que a equipe de projetos está conseguindo fazer entregas em uma velocidade satisfatória? Estamos seguindo o plano traçado? Estamos cumprindo o cronograma? E outras questões do tipo.
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Níveis de governança
A governança de projetos pode ter vários desdobramentos dentro de uma organização, como: governança de projetos de TI, governança de projetos de BPM e governança de projetos estratégicos.
Nesse caso, todas essas governanças divididas por áreas respondem a uma só: a governança corporativa de projetos. É claro que essa estrutura toda é mais comum em empresas maiores, pois as menores nem sempre terão essa estrutura tão clara.
De qualquer forma, todos esses níveis de governança possuem partes comuns. Eles estabelecem critérios como:
- Gates mínimos;
- Documentos obrigatórios;
- Controle de prazos;
- Controle de custos;
- Controle de mudanças;
- Software;
- Desenvolvimento de competências.
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Definição de responsáveis
Criar estruturas de governança também envolve definir responsáveis por essas estruturas e pelo bom funcionamento delas. Há muitos papéis e responsabilidades envolvidos na governança de projetos, e isso precisa estar claro para todos os envolvidos. Além disso, é preciso documentar essas informações, para fins de formalização.
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Definição de metodologias e boas práticas
Também é parte da governança definir metodologias e boas práticas na gestão de projetos e documentá-las, criando políticas, regulamentos e processos que garantam a boa execução das iniciativas.
E não basta documentar e deixar na gaveta: é preciso disseminar as regras e boas práticas na empresa e realizar auditorias de conformidade para saber se os processos que foram definidos estão realmente sendo seguidos pelas equipes de projetos.
E então, conseguiu entender a importância da governança de projetos? Como esse tema é complexo e bem importante, fizemos um webinar completamente dedicado a ele.
No webinar, nosso consultor Jackson Rovina explica um pouco mais sobre governança, como funciona e quais os principais pilares do seu funcionamento. Para quem quer aprimorar os conhecimentos nesse tema, o webinar é essencial. Basta clicar no banner abaixo para assistir!
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Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
