Última atualização em 07/10/2022
Você sente que gasta um tempo enorme em reuniões que não levam a nada, mas ao mesmo tempo não consegue imaginar uma forma de se livrar delas? Fazer reuniões produtivas é realmente um desafio.
Reuniões são uma faca de dois gumes, tanto podem não levar a lugar algum — quando são improdutivas e sem foco — quanto podem agilizar a resolução de um problema, já reunindo todo mundo em uma sala para discutir uma questão específica.
Se você deseja colher somente os benefícios que as reuniões podem trazer, sem correr o risco de transformá-las em uma perda de tempo, veja a seguir:
Cinco dicas de como tornar as reuniões mais produtivas
1. Preparação
Fazer de uma reunião algo produtivo já começa na sua preparação. É importante definir uma pauta, focando em questões específicas que precisam ser discutidas. Ela também servirá de guia para não deixar a discussão sair pela tangente e perder o foco.
Além disso, é importante avaliar qual será o tempo adequado ao assunto que será discutido para que a reunião consiga atingir o seu propósito. Se for muito longa ela pode sair do foco e se for curta demais pode não dar tempo de resolver nada.
Não esqueça de selecionar um local adequado, reservado, com os equipamentos necessários (por exemplo: lousa se precisar fazer anotações, ou um projetor se tiver uma apresentação, e assim por diante), de acordo com a proposta da reunião.
Outro ponto que você deve considerar é a infraestrutura para a reunião.
Dica: se a ideia for uma reunião muito rápida, só para passar recados, por exemplo, o ideal é fazê-la em pé mesmo, para garantir que não se prolongará indevidamente. Além disso, escolher um formato de acordo com o propósito é uma maneira de deixar o ambiente bem mais produtivo!
2. Convocação
É preciso convidar apenas as pessoas que devem ou podem contribuir com o assunto a ser discutido. O convite da reunião já deve conter todas as informações relevantes para os participantes. Incluir a pauta e qualquer material de referência que será abordado ou discutido é uma forma de garantir que todos cheguem preparados.
Se você é quem convocou a reunião, precisa estar ainda mais preparado! Garanta que o tempo reservado será o suficiente para apresentar todos os pontos da pauta e, ainda, tenha espaço para discussão dos tópicos ou perguntas — já tenha na manga algumas sugestões e ideias para iniciar o debate caso ele não flua tão facilmente.
3. Condução
Durante a reunião é importante seguir a pauta, se ater à agenda programada e monitorar o tempo para não deixar passar do programado. Para auxiliar nessa organização, deixe visível os temas que serão abordados na reunião e o tempo previsto para cada tema.
Como moderador, na hora de abrir para discussão e perguntas, também é importante estar preparado para conduzir educadamente o debate de volta para o assunto planejado caso a conversa comece a sair dos trilhos.
Uma boa maneira de manter o foco na pauta é sempre fazer uma ata do que está sendo discutido. Se surgirem novos tópicos, ou se algum deles exigir uma discussão mais aprofundada, registre também esses pontos para dar continuidade em uma outra reunião.
A ata também pode registrar se for decidido que alguma ação deve ser tomada, já definindo a pessoa responsável e um prazo para a ação, de forma que isso seja acompanhado no futuro.
4. Conclusão
Outro ponto importante para não sair da reunião com a sensação de que não serviu para nada, é fazer sempre uma conclusão no final. Ou seja, retomar brevemente os pontos que foram discutidos, as sugestões que foram levantadas e as ações determinadas.
Assim, todos podem sair com uma visão clara de quais foram os resultados da reunião. E aproveite para cobrir os próximos passos — se só acompanharão as ações definidas, ou marcarão novas reuniões, com que frequência e assim por diante.
Mostrar que o propósito da reunião terá uma continuidade é uma maneira de garantir a motivação dos participantes, que verão que aquele tempo foi gasto com algo produtivo.
Após a reunião, encaminhe a ata com as pendências (incluindo seus prazos e responsáveis) para todos os convidados.
5. Resultados
E por falar em continuidade, nada torna uma reunião mais produtiva do que vê-la gerar resultados. Fazer o acompanhamento das ações que foram listadas na ata é a melhor forma de garantir os frutos desse encontro.
Se marcou um encontro para resolver um problema, ou gerar novas ideias de melhorias, garanta que tudo o que foi discutido seja acompanhado de alguma forma. A reunião mais improdutiva é aquela que gera uma série de ideias, porém, nada é feito em relação ao que foi discutido.
O tom do debate também precisa ser objetivo para garantir que ele tenha algum resultado. Se for para discutir algum erro, por exemplo, não adianta ficar apontando culpados ou usar um tom de sermão. A forma objetiva de lidar com esse tipo de problema é descrevendo os fatos, esclarecendo suas consequências e focando nas medidas que podem ser tomadas para evitar que isso ocorra no futuro.
Por isso, é importante garantir que a reunião seja bem preparada e tenha um foco bem definido. Isso porque quando ela ocorre sem um propósito específico, tudo isso tende a ser perda de tempo. Além disso, já deixa a equipe desconfiada dos futuros encontros que podem ser improdutivos também.
Retomando as dicas de reuniões
Em resumo, reuniões produtivas são bem preparadas, estruturadas e, principalmente, objetivas! Elas devem ter um propósito específico, uma pauta a ser seguida, e uma ata a ser acompanhada durante e depois do encontro.
Uma reunião não vai gerar resultados a menos que ela já tenha um objetivo claro desde o início. E é preciso ter esse propósito em mente na hora de decidir se precisa realmente marcar um encontro ou não com os colaboradores.
Qual é o resultado que se espera alcançar? Para passar recados de maneira unilateral, por exemplo, poderia simplesmente mandar um e-mail. Já para endereçar algum erro que foi cometido, pode ser mais produtivo conversar individualmente com os envolvidos.
Reuniões podem ser uma ótima ferramenta para trazer vários pontos de vista juntos e chegar mais rápido a uma resolução. No entanto, saber escolher a interação correta para um determinado objetivo é um jeito acertado de garantir que elas serão sempre produtivas.
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Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
