Última atualização em 04/10/2023
No cenário empresarial moderno, a busca constante por eficiência, redução de custos e foco no core business tem levado muitas organizações a explorarem alternativas inovadoras para otimizar suas operações.
Entre as estratégias que têm ganhado destaque, o outsourcing de processos desponta como uma solução versátil e eficaz. O outsourcing de processos, muitas vezes chamado simplesmente de “outsourcing“, é uma estratégia de negócios na qual uma organização confia a terceiros a execução de determinadas tarefas ou processos que, tradicionalmente, seriam realizados internamente.
Quer saber mais sobre esse tema, quais os benefícios de contratar um outsourcing de processos e como implementar ele com sucesso? Então, siga a leitura!
O que é outsourcing de processos?
O outsourcing de processos, muitas vezes referido simplesmente como “outsourcing”, é uma estratégia empresarial que envolve a terceirização de atividades ou funções específicas para empresas ou parceiros especializados.
Em outras palavras, é a prática de confiar a execução de determinados processos internos a fornecedores externos, permitindo que uma empresa concentre seus recursos e esforços em suas principais competências e objetivos estratégicos.
Os processos que podem ser terceirizados são incrivelmente variados e abrangem desde tarefas rotineiras, como atendimento ao cliente e processamento de folha de pagamento, até funções mais complexas, como desenvolvimento de software e análise de dados.
Leia também o post sobre BPO – Business Process Outsourcing
Por que optar pelo outsourcing de processos?
Optar pelo outsourcing de processos é uma decisão estratégica que as empresas tomam por diversas razões, pois oferece uma série de vantagens que podem impulsionar o desempenho e a competitividade da organização.
Veja algumas razões pelas quais as empresas optam por adotar o outsourcing de processos:
1. Foco no core business
Ao delegar processos não essenciais a especialistas externos, as empresas podem concentrar seus recursos e energia no desenvolvimento de suas competências centrais e na inovação, ou seja, ter foco no core business. Isso permite que a empresa se destaque em sua área de atuação principal
2. Redução de custos
O outsourcing frequentemente resulta em economia de custos significativa, uma vez que as empresas podem evitar despesas relacionadas à infraestrutura, treinamento de pessoal e aquisição de tecnologia. Além disso, os prestadores de serviços geralmente têm economias de escala que permitem oferecer serviços a um custo menor.
3. Acesso a expertise especializada
Empresas de outsourcing são especializadas em suas áreas de atuação. Isso significa que você terá acesso a profissionais altamente qualificados e experientes, que podem trazer conhecimentos e técnicas avançadas para melhorar seus processos.
4. Flexibilidade e escalabilidade
O outsourcing permite que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças nas demandas do mercado. Elas podem escalar ou reduzir a capacidade conforme necessário, o que é particularmente útil em situações sazonais ou de crescimento rápido.
5. Competividade global
O outsourcing pode ajudar as empresas a competirem em escala global, aproveitando a força de trabalho e a expertise disponíveis em várias regiões do mundo.
O outsourcing de processos é uma estratégia que permite às empresas se tornarem mais ágeis, eficientes e focadas em seus objetivos estratégicos, ao mesmo tempo em que reduzem custos e acessam talentos e recursos especializados.
No entanto, é fundamental que as empresas escolham os parceiros de outsourcing cuidadosamente e gerenciem eficazmente essas relações para colher todos os benefícios dessa estratégia.
Veja como fazer isso no tópico a seguir!
Dicas para Contratar Serviços de Outsourcing de Processos
1. Defina seus objetivos claramente
Antes de começar a busca por um provedor de outsourcing, identifique os objetivos específicos que você deseja alcançar. Isso pode incluir a redução de custos, melhoria da qualidade, aumento da eficiência ou acesso a expertise especializada.
2. Avalie suas necessidades
Analise os processos ou funções que deseja terceirizar. Certifique-se de entender completamente suas necessidades e os resultados esperados. Isso ajudará a determinar que tipo de parceiro de outsourcing é o mais adequado.
3. Pesquise e identifique possíveis parceiros
Pesquise o mercado de prestadores de serviços de outsourcing e identifique várias empresas que atendam às suas necessidades. Considere fatores como histórico, reputação, expertise e custos.
4. Verifique as referências
Solicite referências de clientes atuais e antigos do provedor de outsourcing em potencial. Isso lhe dará uma visão valiosa da qualidade dos serviços e da experiência de trabalho com o fornecedor.
5. Analise as competências e experiências
Certifique-se de que o provedor de outsourcing tenha a competência e a experiência necessárias para executar com eficácia os processos que você planeja terceirizar. Avalie suas credenciais, recursos e histórico de desempenho.
Como implementar o Outsourcing de processos?
A implementação bem-sucedida do outsourcing de processos envolve várias etapas cruciais, desde a avaliação das necessidades até o gerenciamento contínuo do relacionamento com o fornecedor.
Veja cada uma delas a seguir:
1. Avaliação das necessidades
Antes de iniciar qualquer processo de outsourcing, é fundamental realizar uma avaliação abrangente das necessidades da sua organização. Identifique os processos ou funções que você está considerando terceirizar. Isso deve incluir uma análise detalhada de suas metas e expectativas.
Por exemplo, você pode estar procurando reduzir custos, melhorar a qualidade dos serviços, adquirir expertise especializada ou focar mais recursos em suas atividades essenciais. Uma avaliação precisa das necessidades é o primeiro passo crucial para determinar como o outsourcing pode beneficiar sua empresa.
2. Definição de objetivos
Com base na avaliação de necessidades, defina objetivos claros para o outsourcing. Esses objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido (conhecidos como critérios SMART).
Por exemplo, se sua meta é reduzir custos, defina um objetivo específico, como “Reduzir os custos operacionais em 20% nos próximos 12 meses”. A definição clara de objetivos é essencial para medir o sucesso do outsourcing.
3. Seleção de fornecedores
Como falamos no tópico anterior, ao escolher um fornecedor de outsourcing, é crucial conduzir uma pesquisa criteriosa. Crie uma lista de candidatos que atendam às suas necessidades com base em critérios como experiência, histórico de desempenho, competência e custos.
Verifique as referências e peça feedback de empresas que já trabalharam com esses fornecedores. Certifique-se de que o fornecedor escolhido esteja alinhado com seus objetivos e valores empresariais.
4. Contratação de acordos contratuais
Os contratos e acordos de serviço desempenham um papel fundamental na definição das expectativas e responsabilidades do outsourcing.
Eles devem incluir SLAs (Service Level Agreements) que estabelecem métricas claras de desempenho e prazos. Defina cláusulas de rescisão e um plano de contingência para solucionar problemas ou encerrar o contrato, caso seja necessário.
5. Transição de processos
A transição de processos do ambiente interno para o fornecedor externo deve ser cuidadosamente planejada e executada. Isso envolve a transferência de conhecimento, documentação de processos e treinamento.
Elabore um plano de transição que descreva as etapas, responsabilidades e marcos de progresso. Uma transição bem-sucedida é essencial para garantir a continuidade operacional.
6. Gerenciamento de Relacionamento com o Fornecedor
Estabeleça uma equipe de gerenciamento de relacionamento que seja responsável por manter uma comunicação eficaz com o fornecedor. Realize reuniões regulares para revisar o desempenho e garantir que as atividades do fornecedor estejam alinhadas com os objetivos da sua empresa. Acompanhe o cumprimento dos SLAs e tome medidas corretivas, se necessário.
Como a Euax Consulting pode te ajudar?
A Euax é uma empresa especializada em outsourcing de processos, sendo o parceiro ideal para otimizar e aprimorar as operações da sua empresa. Com vasta experiência e expertise em gestão de processos e automação, oferecemos soluções altamente customizadas, adaptadas às necessidades específicas de cada cliente.
Caso sua empresa enfrente questões relacionadas à produtividade ou à ocorrência excessiva de erros, é possível que a origem de tais desafios esteja nos seus processos. Nesse cenário, considerar a contratação de um especialista externo pode representar a solução para aprimorar o desempenho da sua organização.
A Euax se destaca como uma autoridade em Gestão de Processos (BPM), e nossos profissionais altamente experientes estão à disposição para auxiliá-lo no mapeamento e na otimização dos procedimentos da sua empresa de maneira ágil e precisa. Nossos consultores são certificados em conformidade com as melhores práticas internacionais e adotam uma metodologia sólida, fundamentada nos princípios do Design Thinking, o que promove um ambiente mais colaborativo e dinâmico.
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Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
