Última atualização em 05/11/2024
Você deseja gerenciar o seu fluxo de trabalho de maneira eficiente, controlando a quantidade de tarefas em progresso e otimizando o uso de recursos? Se a resposta for sim, então você precisa conhecer o método Kanban!
O Kanban é uma ferramenta visual de gestão desenvolvida para controlar e otimizar o fluxo de trabalho. Esse sistema promove a melhoria contínua, já que à medida que os problemas e oportunidades de melhoria são identificados, ajustes são feitos gradualmente para aprimorar o processo.
Quer saber mais sobre o Kanban, seus principais benefícios e como aplicá-lo na prática em sua equipe ou projeto? Então, siga a leitura!
O que é Kanban?
O Kanban é uma abordagem de gestão visual originada no Japão, inicialmente desenvolvida pela Toyota na indústria automobilística. A palavra “Kanban”, em japonês, significa “cartão visual” ou “sinalização”, podendo ser utilizada para se referir a um sistema de sinalização que utiliza cartões.
O principal objetivo do Kanban é criar uma representação visual do processo, dividido em colunas que representam diferentes etapas do trabalho. Cada item do trabalho é representado por um cartão ou nota adesiva que se move pelo quadro à medida que avançam no processo.
Isso ajuda as equipes a terem uma visão clara do que está acontecendo em tempo real, como também, garante um fluxo contínuo de trabalho e torna o processo muito mais eficiente.
Veja melhor como funciona na imagem abaixo:
Princípios do Kanban
Os princípios do Kanban são diretrizes fundamentais que orientam a implementação e o sucesso da metodologia:
Princípio 1: Comece com o que você faz agora
O modelo Kanban possui uma flexibilidade, por isso permite sua adaptação aos processos, sistemas e fluxos de trabalho já existentes em sua empresa. Isso significa que ele pode ser totalmente personalizado para se ajustar à metodologia de negócios da sua organização.
Princípio 2: Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas
O Kanban enfatiza a importância da busca constante por melhorias na gestão de projetos e processos. Ao adotar o método, sem dúvida surgirão sugestões de evolução e aprimoramento ao longo do tempo.
Princípio 3: Incentive atos de liderança em todos os níveis
É fundamental que todos os membros da equipe adotem uma mentalidade de melhoria contínua e ajam de forma decisiva e produtiva, de acordo com o que se espera de um líder eficaz. Isso porque, o Kanban promove a disseminação da liderança em todos os níveis da organização.
Agora que você já sabe o que é Kanban e quais são os seus princípios, veja no tópico a seguir os principais benefícios dessa ferramenta!
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Benefícios do Kanban
1. Maior visibilidade do fluxo de trabalho
O Kanban oferece uma visão clara e transparente do fluxo de trabalho da equipe ou organização. Ou seja, todos os membros da equipe têm acesso a informações atualizadas sobre o que está em andamento, em espera ou concluído.
Isso ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho, identificar gargalos e melhorar a alocação de recursos, já que quando todos têm uma imagem compartilhada do progresso do trabalho, é mais fácil coordenar esforços e tomar decisões informadas.
2. Entrega mais rápida
Com o Kanban as equipes podem priorizar tarefas com base na demanda do cliente e na capacidade da equipe. Isso significa que o trabalho mais valioso é realizado primeiro, levando a entregas mais rápidas e frequentes.
Além disso, ao limitar o trabalho em progresso, o Kanban evita a sobrecarga da equipe, reduzindo o tempo de espera e acelerando o ciclo de entrega.
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3. Alinhamento com objetivos de negócios
O Kanban coloca a demanda do cliente como a principal prioridade. Isso quer dizer que as equipes estão constantemente alinhadas com os objetivos de negócios, priorizando o trabalho que agrega mais valor aos clientes e à organização.
Bem como ele também ajuda a evitar o desperdício de recursos em tarefas que não contribuem diretamente para os objetivos estratégicos da empresa.
4. Melhor previsibilidade
Com o Kanban, é possível monitorar o progresso do trabalho de forma contínua. Isso permite que as equipes desenvolvam uma compreensão sólida de quanto tempo levará para concluir tarefas e projetos específicos.
A previsibilidade é aprimorada porque o Kanban fornece dados históricos e métricas úteis para estimar prazos de entrega com maior precisão. Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis e permite um planejamento mais eficaz.
5. Maior satisfação do cliente
Através do Kanban também é possível aumentar a satisfação do cliente. Isso porque, essa ferramenta trabalha com base nas necessidades dos consumidores, prioriza a melhoria contínua e gerencia de maneira eficaz a equipe e as dependências.
Ou seja, os clientes se beneficiam com entregas mais rápidas e consistentes, enquanto a organização consegue manter um relacionamento mais saudável e duradouro com eles, resultando em maior fidelidade, confiança e satisfação.
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Como implementar o Kanban na sua equipe ou projeto?
1. Entenda a filosofia do Kanban
Antes de implementar o Kanban em sua equipe ou projeto, é essencial compreender a filosofia por trás dessa metodologia. Para isso, estude os princípios do Kanban, como:
- Visualização do fluxo de trabalho;
- Limitação do trabalho em progresso;
- E melhoria contínua.
Certifique-se de que toda a equipe esteja alinhada com esses conceitos fundamentais para obter sucesso na implementação!
2. Mapeie o seu processo
O mapeamento de processos é muito útil para padronizar o trabalho e identificar oportunidades de melhorias nos processos de negócio de uma empresa. Sendo assim, analise e documente seus processos existentes. Isso envolve:
- Definir quais processos serão mapeados;
- Montar um mapa de processo do processo escolhido;
- Verificar e validar o mapeamento do processo;
- Modelar o processo.
3. Defina fluxos de trabalho e priorize tarefas
Com base no mapeamento dos processos, é necessário definir fluxos de trabalho claros. Para isso, determine como as tarefas fluirão de uma etapa para a próxima.
Além disso, estabeleça critérios de priorização para as tarefas, com base na demanda do cliente e nas metas de negócios. Isso ajudará a equipe a focar no trabalho mais relevante.
4. Configure um Quadro Kanban
Configure um quadro Kanban físico ou virtual que represente visualmente o fluxo de trabalho e as etapas identificadas. Logo após, crie colunas para cada fase do processo e use cartões ou notas adesivas para representar as tarefas.
5. Treine sua equipe e busque a melhoria contínua
Treine a equipe no uso do sistema Kanban e certifique-se de que todos compreendam como atualizar o quadro, mover os cartões, bem como manter os limites de progresso.
💡 Dica: Busque promover uma cultura de melhoria contínua, incentivando a equipe a identificar problemas, propor otimizações e realizar ajustes no processo regularmente.
Ao implementar o Kanban em sua equipe ou projeto, o treinamento e a cultura de melhoria contínua são cruciais para o sucesso. A Euax Consulting pode ser seu parceiro estratégico nesse processo, oferecendo soluções personalizadas para atender às necessidades únicas da sua empresa!
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Sócio consultor da EUAX, bacharel em Ciências da Computação, mestre em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela UFSC. Possui mais de 16 anos de experiência em projetos de inovação e atua como professor de graduação e pós-graduação da área de inovação.
