Última atualização em 30/08/2024
Novas demandas surgem o tempo inteiro na TI: atualização de sistemas, solução de problemas, migração de dados para a nuvem etc. Essas demandas são comuns e, às vezes, a equipe sequer tem capacidade de atender a todas elas. Ou seja, a TI se vê atolada de demandas e precisa escolher os problemas que vai ou não resolver. Quando isso acontece, é porque o orçamento não garante a elasticidade necessária para o setor.
Um orçamento fixo faz com que a capacidade da TI também seja fixa, e isso gera uma série de problemas para o negócio. O ideal, na verdade, é que a TI tenha um orçamento distribuído.
Você sabe o que é orçamento distribuído e como implementá-lo em uma organização? Nesse post, vamos explicar tudo sobre esse modelo orçamentário que já é adotado por todas as TIs de alta performance. Siga a leitura para entender como funciona e como botar em prática na sua empresa!
O que é orçamento distribuído de TI?
Orçamento distribuído é um modelo orçamentário no qual a TI funciona como uma prestadora de serviços. Nesse modelo, as áreas de negócio destinam parte do orçamento para “comprar” os serviços da TI conforme a necessidade. Ou seja, não há um orçamento fixo mensal ou anual para a TI, como no modelo tradicional.
Logo, as áreas que utilizam mais os serviços da TI (ou utilizam serviços mais caros) pagam mais. A TI, em contrapartida, é capaz de atender a todas as demandas, levando em conta que o aumento de demanda leva a um aumento de dinheiro na TI, possibilitando a aquisição de novos recursos, se necessário.
Mas afinal, como isso ajuda uma empresa? Confira os principais benefícios abaixo!
Benefícios de uma TI com orçamento distribuído
Elasticidade para a TI
O orçamento distribuído é benéfico porque garante elasticidade à TI. Veja bem: quando o orçamento é fixo, a TI possui uma capacidade fixa, limitada, dado os recursos que ela tem a disposição conforme o orçamento estabelecido. Nesse cenário, é comum que a TI fique atolada de demandas e precise priorizá-las de acordo com seus próprios critérios, decidindo os projetos que serão realizados e os que não serão.
Em contrapartida, o orçamento distribuído garante que as áreas paguem por cada demanda – e paguem mais para demandas maiores e grandes projetos –, permitindo à TI alocar mais recursos, quando necessário. Ou seja, nesse modelo orçamentário, a TI nunca diz não: cabe a ela atender a todas as demandas, afinal, as áreas de negócio estão pagando pelo serviço.
Apenas projetos necessários são realizados
Quando o orçamento é fixo, é como se a TI fosse “grátis” para as áreas de negócio. Ela está lá e pode ser utilizada por todo mundo como bem entenderem.
As áreas de negócio, por sua vez, requisitam os serviços da TI de forma quase banal. Às vezes, há todo um gasto para realizar um projeto que, no fim, sequer é utilizado pela área que solicitou a demanda. É essa “TI grátis” que abre espaço para problemas desse tipo.
Com o orçamento distribuído, as áreas de negócio precisam pagar por cada serviço prestado. Aí a coisa muda de figura: nenhuma área vai solicitar projetos que não sejam realmente necessários.
Quem usa mais, paga mais. Quem usa menos, paga menos
Com o orçamento distribuído, nenhuma área de negócio precisa pagar por serviços que não utilizou. Afinal, as áreas que realmente utilizam a TI arcam com os gastos. Quem não utiliza, não paga, sobrando orçamento na área para outros projetos.
Isso vai na direção contrária do modelo de orçamento fixo, no qual a TI pode ocupar todo o seu tempo atendendo às demandas de uma área específica, mas no fim do mês, é a empresa que precisa arcar com os gastos.
Para que não fiquem dúvidas, listamos alguns dos custos mais comuns na TI e como proceder em cada um deles no modelo de orçamento distribuído. Veja:
Custos típicos da TI
- Infraestrutura, licenças etc.: o custo deve ser dividido entre as áreas conforme o uso. Quem usa mais, paga mais. Pense que toda a infraestrutura, custos de licenças e afins não são para uso apenas da TI, mas para as áreas de negócio.
- Projetos de melhoria: a área solicitante é quem deve arcar com os custos. Se ela não for capaz, o projeto não pode ser realizado.
- Custos de pessoal e gestão: devem ser embutidos no valor dos serviços prestados.
- Custos com atendimento de incidentes: devem ser embutidos no valor dos serviços prestados.
Vale lembrar que esse modelo de TI compete com o mercado. Portanto, você precisa cuidar com o valor que vai cobrar das áreas de negócio.
Ainda, é importante frisar:
- A TI de suporte ideal tem custo zero para a empresa e seus serviços têm valores comparáveis aos do mercado;
- Uma TI Estratégica, contudo, precisa de um orçamento próprio para pesquisa e inovação. É importante, porém, calcular o ROI desse investimento.
O balanço da TI
Nesse modelo orçamentário, podemos ter algumas situações problemáticas, como as seguintes:
- TI deu lucro: a TI dá lucro quando está cobrando muito caro das áreas de serviço. Assim, a TI acaba “lucrando”, o que é ruim. Onerando em demasia as áreas do negócio, essa TI afeta a avaliação de desempenho dos outros gestores.
- TI deu prejuízo: nesse caso, a TI está cobrando muito barato pelos serviços, fazendo com que o valor arrecadado não seja suficiente para pagar pela estrutura da TI. Isso exige uma readequação, seja na estrutura da equipe ou dos sistemas.
Em resumo, a TI ideal não deve lucrar em cima das outras áreas e nem sofrer prejuízos. Em outras palavras, a TI ideal tem custo zero.
E então, conseguiu entender como o orçamento distribuído pode ajudar a sua TI a atingir alta performance? Esse é um passo importante para a maturidade da TI na sua empresa.
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Graduado em Processamento de Dados e mestre em Ciências da Computação pela UFRGS, possui mais de 20 anos de experiência em processos. É certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (The Association of Business Process Management International) e PMP pelo PMI (Project Management Institute).
