Última atualização em 23/07/2024
Muitos profissionais se enganam ao julgar que aqueles que trabalham por mais horas são os que rendem mais. Quantidade não significa qualidade, portanto, quem se enquadra nessa situação precisa organizar o tempo no trabalho.
Quem fica além do horário do expediente é, muitas vezes, visto pela organização como desorganizado e incapaz de administrar as próprias tarefas. O impacto dessa atitude na vida do profissional vai além da forma como a empresa o vê. Isso compromete a qualidade de vida, os relacionamentos existentes fora da companhia, e até mesmo a saúde pode ser afetada pelo estresse e a ansiedade.
Você se reconhece nessa situação? Continue a leitura deste artigo e confira:
5 dicas para organizar o tempo no trabalho e melhorar a produtividade
1. Liste as suas tarefas
Por mais básica que seja esta dica, ela é fundamental para que você consiga organizar o tempo no seu trabalho.
Reserve um período do seu dia para listar todas as atividades que fazem parte da sua rotina e, dessa forma, determinar o tempo necessário para o cumprimento de cada uma delas.
Não esqueça de colocar aqui as reuniões periódicas com a equipe e os relatórios que devem ser produzidos e entregues.
2. Estipule metas para as tarefas
O exercício que foi feito na primeira dica facilita o cumprimento desta. As tarefas que já têm prazos podem ser colocadas em um cronograma, permitindo que você saiba quando eles deverão ser feitas e entregues.
Aquelas que não têm deadline precisam de metas. Estipule um tempo para a realização delas e organize-as nos demais espaços vazios que estão no seu calendário.
3. Descentralize para delegar tarefas
Depois que você organizou as suas tarefas e estipulou metas para todas, pare e observe o seu cronograma. Será que todas as que foram listadas nele são de sua responsabilidade? Faça uma avaliação e verifique se você não está centralizando tudo em si.
A falta de confiança na equipe, em muitos casos, faz com que deixemos de delegar tarefas. Olhe ao seu redor e identifique os profissionais que podem assumir mais responsabilidades.
4. Otimize o seu espaço e recursos
A baixa produtividade, em algumas situações, não é proveniente apenas da má organização do tempo no trabalho. Ela pode vir do caos que está o espaço em que você trabalha e da falta dos recursos necessários para a execução dele.
Por isso, organize o seu ambiente de trabalho conforme as suas demandas e bem-estar. Aproveite para rever todos os recursos para identificar quais deles estão em falta ou precisam de um melhor posicionamento físico.
5. Use ferramentas para o organizar o tempo no trabalho
Organizar o tempo no trabalho para alcançar uma melhor produtividade pode ser uma tarefa muito complicada se você não utilizar as ferramentas certas. Em seu smartphone, por exemplo, é possível baixar aplicativos voltados para a gestão do tempo: Rescue Time, Remember the Milk, Dropbox, Evernote e outros.
Caso a situação seja mais complexa, recomenda-se a contratação de uma consultoria voltada para processos. Aproveite para ler nossos artigos sobre dicas para ter reuniões mais produtivas e sobre a metodologia Getting Things Done para priorizar tarefas.
Assista também ao webinar com dicas sobre gestão de tempo e como não perder o foco em projetos.
Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
